In Aufgabenregel 4 ging es um das Geheimhalten von Listen. Die Aufgabenregeln haben heute Halbzeit mit

Aufgabenregel 5: Aufgabenlisten von Zeit zu Zeit aufräumen

Da ich – wie in den vorigen Regeln erwähnt – auch triviale Dinge notiere, werden meine Listen immer sehr schnell lang und erstrecken sich über viele Seiten. Dabei sind Wiederholungen genauso wenig zu vermeiden wie Listen, in denen Aufgaben nur teilweise abgehakt sind. Daher ist es wichtig, dass man von Zeit zu Zeit seine Aufgabenlisten aufräumt.
Kurze Zwischenbemerkung: Wiederholungen in Listen sind übrigens kein Problem: erstens kann man später mehr abhaken (ok, leichter Selbstbetrug) und die Punkte erhalten durch ihre Wiederholung eine gewisse Dringlichkeit. Man sieht auch, was man besonders oft vor sich herschiebt (Anflug von Selbsterkenntnis).

Wie auch immer: Aufräumen von Listen ist notwendig. Dazu fängt man eine neue Liste an und trägt dort alle Aufgaben zusammen, die bis jetzt unerledigt geblieben sind. Dabei beginnt man mit den Aufgaben, die am weitesten in der Vergangenheit eingetragen wurden. Unmittelbar nach dem Übertragen der Aufgabe von der Vergangenheit in die Gegenwart hakt man die Aufgabe in der alten Liste ab. Obwohl man damit noch keinen Schritt weiter ist, hat man zwei Effekte: zum einen hat man durch das Abhaken das gute Gefühl, dass man was erledigt hat, zum zweiten ist die Aufgabe durch das erneute Niederschreiben wieder präsent.
Eine aufgeräumte Liste ist übersichtlich und vermittelt den Eindruck von Ordnung. Außerdem findet man Aufgaben auch schneller, weil man die unerledigten Aufgaben nicht durch Zurückblättern im Notizbuch suchen muss.
Übrigens ist das Neuanlegen von Aufgabenlisten auch notwendig, wenn man ein Notizbuch wechselt. Dann müssen die Aufgaben aus dem alten Buch auch in das neue Buch überführt werden.

Zum Thema Organisieren und indirekt auch zu Aufgabenlisten möchte ich heute auch noch den Artikel How can you stop worrying about that stuff you still need to finish? empfehlen. Die verknappte Zusammenfassung: wer sich organisiert hat den Kopf wieder frei für andere Dinge. Unerledigte Dinge, der Erledigung nicht eingeplant ist bzw. für deren Erledigung man noch keinen Plan hat, belasten das Denken. Ich folgere: Aufgabenlisten entlasten also das Gehirn. Jedenfalls habe ich schon oft diese Erfahrung gemacht.

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Eine Antwort
  1. Gerade den letzten Punkt, daß das Aufschreiben den Kopf frei macht, kann ich voll und ganz bestätigen.
    Seit ich mein Büro-Notizbuch als Aufgabenliste führe und jeden Abend vor Feierabend die todos für den nächsten Tag notiere, kann ich viel entspannter in den Feierabend gehen. Ich muss ja an nichts mehr denken, weil alles bereits für den nächsten Tag aufgeschrieben ist.

    Einer der wichtigsten Tipps, wie ich finde!

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