Tag-Archiv für » Aufgabenlisten «

Leser Matthias schickte mir im Dezember den Link auf Den Tag Meistern. Über die Seite wird ein Buch gleichen Namens vertrieben, das die „6-Punkte-Methode“ zur Selbstorganisation unterstützt. Diese Methode ist wahrscheinlich einigen von euch als die Ivy-Lee-Methode bekannt. Sie beschreibt die Arbeit mit Aufgabenlisten nach einem einfachen sechs Punkte Schema. Das System wird auf der Seite ausführlich erklärt. In der Kurzfassung

  1. Erstelle eine Liste
  2. Ordne Punkte nach Priorität
  3. Bearbeite den ersten / wichtigsten Punkt zuerst
  4. Prüfe die Liste, hake obsolete Aufgaben ab und notiere neue falls erforderlich
  5. Gehe zu 1

Ansonsten kann ich euch auch mein E-Book empfehlen, in dem sich neben den Notizbuchregeln auch meine Aufgabenregeln befinden. Da könnt ihr euch die für euch passenden Tipps raussuchen.

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Susann Behling ist die Erfinderin des ToDo Book. Wie bei vielen Ideen, die Notizbucherfinder umsetzen, handelt es sich auch bei dieser um eine Idee, die aus der täglichen Arbeit und Erfahrung erwachsen ist. Susann Behling schreibt:

[…] Ich „bastele“ mir seit 1996 meine TO DO BOOKs selbst. Ich war ein Zettel-Junkie und konnte zeitweise die Farbe meines Schreibtisches nicht erkennen, weil er mit Zetteln belegt war.
Hatte ich aber das Fenster offen und die Tür ging auf, wehte ein Luftstoß die Zettel quer durchs Büro…ein schöner Anblick, aber kein schönes Sortieren danach ;). Auch meinte unsere Putzfrau , dass es nicht schaden kann, ab und an die Zettel mal zu stapeln, um besser putzen zu können…Diese Situationen, aber vor allem der Wunsch alles gesammelt in einem Heft zu haben, um immer auskunftsfähig zu sein, haben mich dazu gebracht, mein eigenes Heft zu kreieren. Dabei war es mir nicht wichtig, nach Prioritäten zu sortieren oder einen Terminplan zu inkludieren – ich wollte, dass es so einfach wie möglich ist. Und mir war wichtig, eine Spalte zu haben, in die ich eintragen konnte, was ich zum TO DO schon getan hatte. Ein schönes Gefühl, wenn wer fragt, was zu einem Vorgang schon passiert ist und man kann sagen: „Moment, ich schau in mein TO DO BOOK“, um dann den aktuellen Bearbeitungsstand ohne Nachzudenken erläutern. Denn ganz ehrlich, wer schreibt schon auf Zettel das Ergebnis der Aufgabe, diese werden meistens nach der Erledigung weggeworfen.
Die schönste Spalte an meinem Notizbuch ist die Letzte. Dort kommt der Haken nach der Erledigung rein ;). […]

Susann Behling hat mir drei Exemplare zur Verfügung gestellt, von denen ich zwei an euch weitergeben möchte. Die Verlosung dazu findet ihr unten. Die Bücher haben eine Ringbindung und sind sehr einfach gehalten. Der Einband ist durch eine starke Folienseite geschützt, so dass das Innenleben geschützt ist. Alle Seiten sind innen gleich gestaltet: Eine Seite hat drei Spalten. Links ist die „TODO“ Spalte. Darin wird die Aufgabe beschrieben. In der Mitte befindet sich die „DONE“ Spalte, in der man die bisherigen Arbeitsschritte zur Erledigung der Aufgabe festhalten kann. Rechts gibt es dann eine schmale Spalte zum Abhaken der Aufgabe nach Ihrer Erledigung. Eine einfache Methode. Und ich denke, sie ist meist ausreichend. Das Buch bietet keine leeren Seiten oder andere Dinge, die einem vom „Tun“ ablenken können. Zum Sammeln von Aufgaben ist es ganz gut geeignet. Wer lieber alles in einem Notizbuch hat, der muss eine andere Notizbuchvariante wählen. Ein Buch kostet knapp 8 EUR.

  • Die Verlosung startet 20. Juli 2014 und endet am 22. Juli 2014 um 18 h
  • Wer teilnehmen möchte, muss hier einen Kommentar mit einer gültigen E-Mail Adresse hinterlassen (wird nicht angezeigt und nur für die Verlosung verwendet)
  • Am Ende werden alle Kommentare durchnummeriert und die Gewinner per Zufallsgenerator ermittelt
  • Ich schreibe die Gewinner dann an und erfrage die Postanschrift
  • Der Rechtsweg ist ausgeschlossen

Hier noch ein paar Fotos der Exemplare, die ich bekommen habe:

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In der karrierebibel erschien die Tage der Artikel Morgens früh: Wie Erfolgreiche in den Tag starten. Darin werden die typischen Merkmale erfolgreicher Menschen vorgestellt, die aus dem Artikel 12 Things Successful People Do In The First Hour Of The Workday zusammengefasst sind. Zu den typischen Dingen, die erfolgreiche Dinge morgens tun, gehört auch die Pflege von Aufgabenlisten:

[…] They check their to-do lists and calendars. You don’t want to overwhelm yourself first thing in the morning, but it’s important that you take a quick look at your to-do list and calendar to know what’s ahead. Missing any early meetings or deadlines would likely cause stress and could ruin your entire day.
They update their to-do lists and calendars. „Without a plan, you can’t spend your time wisely. But plans must be adaptable,“ Taylor says. Early in the day is the best time to update your schedule. […]

Ich gehe meine Aufgaben für den kommenden Tag meist am Abend vorher durch. Wie macht ihr das? Noch gar nicht? Vielleicht möchtet ihr euch durch meine Aufgabenregeln inspirieren lassen, die ihr auch E-Book findet. Und ihr könnt gleich heute Morgen mit der Umsetzung beginnen.

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(via mashable) The Daily Muse berichtete in Do You Have an Ostrich Problem on Your Hands? über den Effekt, dass wir oft wie die Strauße (Strauß = engl. ostrich) den Kopf in den Sand stecken und Angst davor haben, den Fortschritt unserer eigenen Arbeit zu sehen, weil wir Angst haben, dass er nicht unseren Erwartungen entspricht.
Ein Artikel bei 99u erweitert das Thema um die Frage der Motivation: „“The Ostrich Problem“ and The Danger of Not Tracking Your Progress“. Und hier kann langsam auch das Notizbuch ins Spiel kommen:

[…] The Ostrich Problem is problematic because there’s so much research showing that realistic progress monitoring is beneficial to achieving our goals. Evidence comes from diverse sources including students who keep progress diaries succeeding better at math homework, and patients who monitor their progress being more likely to adopt beneficial exercise routines. […]

Wenn man also regelmäßig seinen Fortschritt feststellt und festhält, also den Straußeneffekt vermeidet, hilft das signifikant seine Ziele besser zu erreichen. Dabei kann ein Notizbuch helfen, das in Form eines Tagebuchs oder in Form von Aufgabenlisten genutzt wird, in denen man regelmäßig die erreichten Schritte abhakt.
Der eine schreibt vielleicht täglich, wie weit er gekommen ist. Der andere hakt Listen ab, in denen er die Schritte bis zur Zielerreichung festhält. In der Software-Entwicklung gibt es viele Prozesstechniken, die die Aufgaben z.B. auf Post-Its festhalten und auch das Wandern der Klebezettel von der „Zu erledigen“-Liste in die „Erledigt“-Liste so sehr schön visualisieren. All das hilft dabei, den eigenen Fortschritt zu überwachen und sich zu vergegenwärtigen.
Ich könnte mir vorstellen, dass es hilft, sich dabei nicht zu verkünsteln. Je leichter man es sich macht, den Fortschritt ohne großen Aufwand stetig festzuhalten, desto leichter tut man sich wahrscheinlich damit, es auch tatsächlich zu tun. Vielleicht ist das auch ein Grund für die vielen Fitness-Apps und Tracking-Armbänder, die man heute sieht: sie helfen auf einfache und unaufwendige Weise den Fortschritt der eigenen Bewegung zu messen und zu visualisieren und führen uns so vor Augen, ob wir uns ausreichend bewegen oder nicht.

Ich bleibe lieber bei meinem Notizbuch und meinen Aufgabenlisten, die mich Richtung Ziel führen, denn Abhaken macht glücklich. Aber bei aller Eigenvermessung und Selbstoptimierung: übertreibt es nicht. Manchmal ist der Weg das Ziel und das permanente Visualisieren, dass man einfach nicht alles schaffen kann, kann auch mal demotivierend sein.

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