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To-Do-Listen bzw. Aufgabenlisten machen unter Umständen und bei richtiger Anwendung produktiver. Bei t3n bin ich auf einen Artikel im Harvard Business Review aufmerksam geworden: What Makes Some People More Productive Than Others.
Die Forscher haben Menschen befragt, die sich aus den Lesern des Magazins rekrutiert haben und die sich selbst als produktiv bezeichnet haben. Von daher hat die Studie meiner Meinung nach etwas Schieflage. Aber sie hatte eine Erkenntnisse, die einleuchten:

  1. Mehr arbeiten bedeutet nicht unbedingt, dass man produkiver ist
  2. Alter und Erfahrung scheinen oft mit mehr Produktivität einherzugehen
  3. Männer und Frauen sind ähnlich produktiv, wenn auch mit verschiedenen Methoden

Was die Ergebnisse besonders interessant macht: viele produktivitätsfördernde Maßnahmen werden häufig in Zusammenhang mit Notizbüchern, Planungssystemen und bestimmten Vorgehensweisen mit To-Do-Listen und Kalendern genannt:

[…] First, plan your work based on your top priorities, and then act with a definite objective.

  • Revise your daily schedule the night before to emphasize your priorities. Next to each appointment on your calendar, jot down your objectives for it.
  • Before writing anything of length, compose an outline with a logical order to help you stay on track.

Make daily processes, like getting dressed or eating breakfast, into routines so you don’t spend time thinking about them.

  • Break large projects into pieces and reward yourself for completing each piece.

[…]

Viel Spaß beim Produktiverwerden!

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In This 100-Year-Old To-Do List Hack Still Works Like A Charm las ich von Ivy Lee und seiner Methode mit Aufgabenlisten (ToDo-Listen) umzugehen. Der Geschichte nach hat er sie erfolgreich eingesetzt, um die Führungskräfte einer amerikanischen Firma im Jahr 1918 deutlich effizienter zu machen. Als er gefragt wurde, ob er die Leute effizienter machen könne, sagte er, er wolle nur 15 min mit jeder Führungskraft reden. Zurückgefragt, was das die Firma koste, antwortete er angeblich: erst einmal nichts. Aber wenn es funktioniert, überweist mir den Betrag, den es euch wert war. Er bekam am Ende ziemlich viel Geld dafür überwiesen, dass er den Leuten diese einfache Methode beibrachte:

[…]

  1. At the end of each workday, write down the six most important things you need to accomplish tomorrow. Do not write down more than six tasks.
  2. Prioritize those six items in order of their true importance.
  3. When you arrive tomorrow, concentrate only on the first task. Work until the first task is finished before moving on to the second task.
  4. Approach the rest of your list in the same fashion. At the end of the day, move any unfinished items to a new list of six tasks for the following day.
  5. Repeat this process every working day.

[…]

Vielleicht könnt ihr davon auch was in eurer eigenen Methode zur Selbstorganisation verwenden. Die Methode kennt man ja mittlerweile in vielen Varianten. Dass Sie von Ivy Lee stammt, wusste ich allerdings auch nicht,

ivy_lee_method

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Der Autor des Artikels List und Tücke schildert darin seine Erlebnisse mit ToDo-Listen. So richtig begeistert scheint er nicht zu sein. Er zweifelt dann aber nicht nur an dem Prinzip der Aufgabenlisten, sondern auch an seiner Selbstdisziplin und der Gesellschaft als solcher. Interessanter Artikel, aber nach der Lektüre glaube ich, dass es auch noch an anderen Dingen liegen muss, ob einem eine ToDo-Liste als Werkzeug der Selbstorganisation funktioniert oder nicht. Aber lest selbst …

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Wie oft habe ich schon getwittert „Notizbücher sind Avantgarde“? Ich weiß es nicht. Bestätigt sehe ich mich bei Artikeln zu Stift und Papier, wenn diese in amerikanischen Tech-Blogs erscheinen. So neulich wieder geschehen bei TheNextWeb in Does your to-do list make you sad? Here’s how to change that. Der Autor erzählt von seiner Erfahrung mit digitalen Aufgabenlisten und wie diese ihn einfach irgendwann überfordert haben. Und was macht der gute Mann? Nein, er schreibt nicht eine neue App, was die übliche Reaktion amerikanischer Technologiefreaks ist, sondern:

[…] I switched back to something I used throughout grade school – a pen and a notebook. […]

Erst mit Papier und Stift hatte er das Gefühl, die Kontrolle über sein Tun zurückzugewinnen:

[…] When I started writing my to-dos down on paper, I felt a sense of control. […]

Er zitiert etwas Literatur, nach der zu viele geöffnete Apps und Software die eigene Leistungsfähigkeit reduzieren, weil sie Aufmerksamkeit beanspruchen, auch wenn sie nur im Hintergrund laufen. Und wenn man permanent (wie ich auch) im digitalen Raum arbeitet, ist die Trennung der Selbststrukturierung (analoge Welt) vom Arbeitsraum (digitale Welt) sehr hilfreich. Im Artikel heißt es

[…] Each tab or app you have open is a form of interruption. Moving your to-do list to a different medium from where you do work helps separate it from your working memory. […]

Und zuguterletzt hilft Papier, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren:

[…] Writing your to-do list on paper has it’s limits, but that’s not always a bad thing. Researchers at Princeton and UCLA recently found that taking notes by hand versus on a laptop helped students retain more information because taking notes forces you to actively listen and decide what’s important. […]

Die zitierte Studie findet sich unter The Pen Is Mightier Than the Keyboard. Die knappe Zusammenfassung:

[…] In three studies, we found that students who took notes on laptops performed worse on conceptual questions than students who took notes longhand. […]

„longhand“ heißt „mit der Hand“ bzw. „Handschrift“. Außerdem betont er, dass das Abhaken der Aufgaben eine tolle Motivation ist, wie er auch mit dem Vortrag Teresa Amabile: Track Your Small Wins to Motivate Big Accomplishments belegt.

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Schon ein paar Tage her, die Verlosung der „zu tun“ Aufgabenliste von Roterfaden. Die Verlosung ist beendet und gewonnen hat der Kommentar von Stefan. Glückwunsch!

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Roterfaden hat ein neues Notizheft im Angebot, das in einem ungewöhnlichem Hochformat daherkommt. Es ist das Buch „zu tun“ Roterfaden Listen:

[…] Format: 8 x 14 cm = (für einen TASCHENBEGLEITER A6) – Format: 8 x 20 cm = (für einen TASCHENBEGLEITER A5) – Fadengebunden – 80g helles Recyclingpapier + vier Seiten 80g Recyclingpapier rosa – 40 Seiten – Peroration der Innenseiten an der langen gebunden Seite – 100% MADE IN GERMANY […]

Mein Buch hat ein halbes A5-Format. Es ist sehr dünn gehalten, hat einen schönen Einband (genäht, Roterfaden Stempel, einfacher Aufdruck) und nur wenige Seiten. Vorne und hinten gibt es rosa Seiten, dazwischen Recyclingpapier. Alle Seiten sind perforiert und können herausgetrennt werden. Das Heftchen kann für Aufgabenlisten, ToDO-Listen, Einkaufslisten und alle anderen Arten von Listen verwendet werden. Das kleinere Format gibt es für unter 3 EUR!

Ich möchte das schöne Stück an euch weitergeben:

  • Die Verlosung startet 19. Juni 2014 und endet am 21. Juni 2014 um 18 h
  • Wer teilnehmen möchte, muss hier einen Kommentar mit einer gültigen E-Mail Adresse hinterlassen (wird nicht angezeigt und nur für die Verlosung verwendet)
  • Sagt mir im Kommentar, welche Listen ihr damit erfassen werdet
  • Am Ende werden alle Kommentare durchnummeriert und die Gewinner per Zufallsgenerator ermittelt
  • Ich schreibe die Gewinner dann an und erfrage die Postanschrift
  • Der Rechtsweg ist ausgeschlossen

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