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Vor den Ferien doch noch ein Artikel im Notizbuchblog – es war ja jetzt fast zwei Monate Funkstille. Neulich habe ich von Sigel zwei neue Notizbücher der conceptum flex-Reihe bekommen. Es handelt sich um ein System, das ihr auch von X 47 kennt. Es ist ein Einband, in welchen man mittels eines Schienensystems einzelne Einlagen einschieben kann.

Meine Exemplare sind circa DIN A5 groß. Der Einband ist schwarz und hat einen Haltegummi sowie einen Stifthalter. Er besitzt drei Schienen und drei verschieden farbige Lesezeichenbänder. Er macht einen sehr stabilen Eindruck, aber im Vergleich zu einem normalen Buch ist er sehr dick und hat eine große Leerraum zwischen den Einlagen und dem Rand des Einbandes.

Die Notizhefte haben 92 Seiten und ein 80 g/m2 Papier, es gibt aber auch andere Dinge zum „Einschieben“. Ich habe verschiedene Einlagen bekommen: ein normales Notizbuch, ein Buch mit Kanban Seiten und ein Buch mit To Do Listen. Zusätzlich gibt es noch Einlagen mit einem Schnellhefter, Klarsichthüllen und eine Einlage mit einer Tasche mit einem Reißverschluss. Jede Einlage hat eine Art Stab am Buchrücken und kann damit in eine der Schienen geschoben werden. Ihr müsst euch also für drei Einlagen entscheiden, da der Einband nur drei Schienen hat! Wenn ihr die aber pro Tag wechseln wollt, könnt ihr sie problemlos reinstecken und rausziehen.

Zum Wechseln der Einlagen muss man einen kleinen Plastikverschluss oben auf den Schienen entfernen. Der wird anschließend wieder draufgesteckt. Es liegt bereits ein Ersatzverschluss bei.
Das System ist einfach zu bedienen auch wenn ich beim ersten Einschieben von Notizbüchern etwas drücken musste. Wer ein neues System mit Wechselmöglichkeiten sucht, der kann einen Blick auf das Sigel-System werfen. Da der Einschiebemechanismus aber herstellerspezifisch ist, muss man spätere Einlagen auch immer dort kaufen. Die sechs verschiedenen Einlagen helfen umfassend beim Organisieren des handschriftlichen und analogen Alltags.  Bei X17 mit den Haltegummis ist das nicht der Fall – da kann man verschiedene Einlagen verwenden, sofern sie die richtige Größe haben. 

Die meisten im Artikel erwähnten Elemente findet ihr in den Bildern ganz unten. Und natürlich möchte ich gerne einen Einband an euch weitergeben und verlosen

  • Die Verlosung startet 02. August 2021 und endet am 12. August 2021 um 18 h
  • Wer teilnehmen möchte, muss hier einen Kommentar hinterlassen (wird nicht angezeigt und nur für die Verlosung verwendet). Sagt mir im Kommentar, welche drei Einlagen ihr gerne möchtet …
  • Bitte beachtet, dass ihr in den Kommentaren eure Mailadresse hinterlassen müsst, die ich dazu verwende, euch anzuschreiben, falls ihr gewonnen habt. Ihr stimmt der Speicherung zu, wenn ihr einen Kommentar hinterlasst.
  • Am Ende werden alle Kommentare durchnummeriert und die Gewinner per Zufallsgenerator ermittelt
  • Ich schreibe die Gewinner dann an und erfrage die Postanschrift
  • Der Rechtsweg ist ausgeschlossen

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Der Artikel How to write a to-do list that won’t hurt your productivity stammt zwar aus dem Jahr 2014, enthält aber ein paar interessante Gedanken dazu, wann To-Do-Listen nichts bringen oder sogar schädlich sind. Die folgenden Punkte werden im Text als Probleme genannt, die ihr mit ToDo-Listen haben könntet:

  • zum einen können große To-Do-Listen einen lähmen, weil die Anzahl der Aufgaben zu groß ist
  • wenn die Aufgaben zu unscharf sind und Teile einer größeren Aufgabe sind, dann könnte es sein, dass man die große Aufgabe alleine durch das Aufschreiben als erledigt ansieht, und sich nicht mehr ausreichend wirklich darum kümmert. Dazu wird auch eine Studie zitiert und im Text heißt es:

Writing down many non-specific tasks on a to-do list acts as the perfect proxy to such fantasies. It allows you to fantasize about successfully completing hard tasks and gives you permission to mentally indulge in this thought. It is instant gratification, but you haven’t really accomplished anything.

  • Wenn eure Liste nicht priorisiert ist, ihr also nicht vorher festlegt, was zuerst getan werden muss, dann müsst ihr euch ständig entscheiden. Das reduziert im Tagesverlauf generell eure Fähigkeiten, Entscheidungen zu treffen – und dann habt ihr keine Energie mehr die wirklich wichtigen Entscheidungen zu treffen
  • wenn eure Aufgaben zu unkonkret formuliert sind, scheint das dazu zu führen, dass man sie weiter nach hinten schiebt.

Aus alle den Negativbeispielen werden dann Tipps für das Erstellen von To-Do-Listen bzw. Aufgaben gegeben, die im Prinzip die Umkehrungen der Punkte oben sind. Also: kurze Listen mit klarer Reihenfolge, konkrete Aufgaben (Action Items) beschreiben und immer nur eine Aufgabe nach der anderen angehen.

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Erstmal frohes neues Jahr euch allen! Ich hoffe, ihr seid gut in das Jahr 2021 gestartet. Es ist mal wieder Zeit für gute Vorsätze, auch wenn ich der Meinung bin, gute Vorsätze kann man das ganze Jahr über haben und auch immer sofort damit anfangen, sie umzusetzen. Neulich habe ich irgendwo einen Hinweis auf To-Do-Listen gelesen, in denen man Dinge notiert, die man nicht mehr tun möchte, also eine Not-To-Do-Liste – ich kann aber die Quelle nicht mehr finden. Vielleicht war es auch hier im Blog: 2013 hatte ich im Blog einen kurzen Hinweis auf Stop-Doing-Listen gegeben. Sind diese Liste vielleicht ein Weg, sich die guten Vorsätze zu merken, die das Abgewöhnen einer schlechten Angewohnheit beschreiben? Also sowas wie: „Weniger Alkohol trinken“ würde auf der Not-To-Do Liste „Alkohol trinken“.

Ich denke, man sollte sich die Vorsätze und generell To-Dos so notieren, dass sie in eine Liste passen, also entweder To-Do oder Not-To-Do. Viel wichtiger finde ich aber, dass die Aufgaben, mit denen man sich eine Verhaltensänderung antrainieren möchte, jeden Tag in der Liste auftauchen. Nur dann kann man durch tägliches Abhaken ein Fortschrittsgefühl erzeugen, also ein Erfolgserlebnis.

Ich frage mich, ob die positive oder negative Formulierung einer Aufgabe generell einen psychologischen Effekt hat, einfach schon durch die Nutzung positiver oder negativer Sprache?

Wie auch immer: nehmt euch nicht zu viel auf einmal vor. Startet lieber mit einem guten Vorsatz und fokussiert auf diesen, bis euch die Verhaltensänderung zur Gewohnheit geworden ist. Nehmt euch dann erst den nächsten Vorsatz vor. Erfahrungsgemäß überfordert man sich selbst, wenn man zu viele Dinge gleichzeitig in Angriff nimmt.

Photo by Eric Rothermel on Unsplash
 

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Durch einen Zufall bin ich auf den Artikel Replace Your To-Do List With Interstitial Journaling To Increase Productivity gestoßen. Es geht um Tagebuchschreiben zwischen verschiedenen Aufgaben, z.B. im Job. Interessanterweise hatte ich eine ähnliche Idee schon mal mit einem Kollegen diskutiert, wenn auch in einer abgewandelten Form.

Worum geht es? Der Autor schlägt vor, dass man zwischen Aufgaben eine fünfminütige Pause einlegen sollte, um in dieser Tagebuch zu schreiben. Spontan und mit einem bestimmten Muster: zuerst das Datum und die Uhrzeit festhalten. Dann aufschreiben, was man gerade gemacht hat und was einem dazu noch einfällt, evtl. offene Punkte. Dann schreibt man auf, was man als nächstes tut – besonders wichtig: was ist der allererste Schritt, den man gleich tun wird, um die Aufgabe anzugehen.

Der Autor ist der Ansicht, dass dieses Tagebuchschreiben eine Art Achtsamkeit erzeugt, um sich der Aufgaben und des Umfelds bewusst zu werden. Und dann natürlich fokussierter zu arbeiten.

Ich fand den Artikel ganz interessant, aber ich denke, zwischen vielen Terminen ist es oft zu stressig, eben mal entspannt fünf Minuten noch was in ein Tagebuch zu schreiben. Da hole ich mir eher mal einen Kaffee oder rede mit einem Kollegen. Grundsätzlich finde ich die Idee super, aber vielleicht eher zu Beginn und am Ende eines Tages. Was meint ihr? Reflektiert ihr per Tagebuch zu eurer Arbeit?

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Die Tage bin ich auf die App „gone“ gestoßen. Es handelt sich um eine ToDo-Listen App, wie man sie zur genüge kennt. Das Besondere bei dieser App ist aber, dass nicht erledigte Aufgaben nach 24 Stunden automatisch verschwinden.

Interessante Idee, aber ich weiß nicht recht, was ich damit machen soll. Natürlich kann man seine Aufgaben aufschieben und dann an einem anderen Tag erledigen – warum sollten sie gelöscht werden? Na wenigstens ist man damit nicht gestresst, wenn man eine große Aufgabenliste hat, die nicht kleiner wird …

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Kategorie: Fundstücke  Tags: , , ,

Hier wieder ein paar neue Tweets.

  • Emil Lukas: The Art of Bubble Wrap, Thread, and Larvae – Link zum Tweet
  • How my productivity improved when I stopped using a to-do list https://t.co/ezZefAwcCW Link zum Tweet
  • Why you should get rid of your to-do list https://t.co/I2HJJdGxgx Link zum Tweet
  • The Book of Bookmarks https://t.co/vsaulsTc9Z Link zum Tweet
  • Falls jemand gerade Notizbücher sucht … reduzierte Exemplare bei https://t.co/qlpZa3EwBi Link zum Tweet
  • Emotional to-do lists – How I fought procrastination https://t.co/iN3HV3dpWB Link zum Tweet

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In This 100-Year-Old To-Do List Hack Still Works Like A Charm las ich von Ivy Lee und seiner Methode mit Aufgabenlisten (ToDo-Listen) umzugehen. Der Geschichte nach hat er sie erfolgreich eingesetzt, um die Führungskräfte einer amerikanischen Firma im Jahr 1918 deutlich effizienter zu machen. Als er gefragt wurde, ob er die Leute effizienter machen könne, sagte er, er wolle nur 15 min mit jeder Führungskraft reden. Zurückgefragt, was das die Firma koste, antwortete er angeblich: erst einmal nichts. Aber wenn es funktioniert, überweist mir den Betrag, den es euch wert war. Er bekam am Ende ziemlich viel Geld dafür überwiesen, dass er den Leuten diese einfache Methode beibrachte:

[…]

  1. At the end of each workday, write down the six most important things you need to accomplish tomorrow. Do not write down more than six tasks.
  2. Prioritize those six items in order of their true importance.
  3. When you arrive tomorrow, concentrate only on the first task. Work until the first task is finished before moving on to the second task.
  4. Approach the rest of your list in the same fashion. At the end of the day, move any unfinished items to a new list of six tasks for the following day.
  5. Repeat this process every working day.

[…]

Vielleicht könnt ihr davon auch was in eurer eigenen Methode zur Selbstorganisation verwenden. Die Methode kennt man ja mittlerweile in vielen Varianten. Dass Sie von Ivy Lee stammt, wusste ich allerdings auch nicht,

ivy_lee_method

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Gleich vorweg: nein. Meiner Meinung nach. Es ist wie mit allem: die Dosis macht das Gift. Von daher fand ich den Titel des Artikels Zeitmanagement: 6 Gründe, warum die To-do-Liste krank macht schon sehr reißerisch. Der Autor beschreibt darin wie einen Aufgabenlisten negativ beeinflussen können und gibt Tipps, wie man sie effektiv nutzt. Von „Krank machen“ also keine Spur. Hier die sechs Gründe:

[…]
1. Ihre To-do-Liste verwirrt Sie
2. Ihre To-do-Liste überfordert Sie
3. Ihre To-do-Liste deprimiert Sie
4. Ihre To-do-Liste kostet Zeit
5. Ihre To-do-Liste hilft Ihnen nicht
6. Ihre To-do-Liste setzt Sie unter Druck
[…]

Wie man die Klippen umschifft, findet ihr im Artikel in der Karrierebibel.


Bild: “Zu tun” Aufgabenlistennotizbuch von Roterfaden

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Mitte Juli war ich mit Sven von kissbiz in einem Karlsruher Biergarten zu Mittag essen. Sven ist aus Karlsruhe und hat mir seine neue Notizbuchreihe kissbiz vorgestellt, die sich speziell an Notizbuchnutzer wendet, die sich mit ihrem Notizbuch selbst organisieren, etwa Aufgaben verwalten und Notizen machen. Dabei hat er mir auch zwei Exemplare seiner neuen Reihe überreicht, die ich euch heute vorstellen möchte.
Die beiden Bücher kommen in Schwarz bzw. Grau, wobei Kapitalband, Lesezeichen und Haltegummi in Orange gehalten sind. Sie sind beide ca. A5 groß und haben einen schwarzen Leineneinband und einen grauen lederartigen Einband. Das Papier ist weiß und ebenfalls orange bedruckt. Die Ecken der Bücher sind abgerundet. Jedem Exemplar liegen zwei kleine Hefte bei: eines erklärt die Philosophie der Bücher und ihre Benutzung. Das andere ist ein Einlegekalender, den man in die Froschtasche stecken und dann bei geschlossenen Buch ausgeklappt rausragen lassen kann, ohne dass er verrutscht.

Innen ist das Buch auf jeder Doppelseite gleich strukturiert. Auf der Linken Seite lassen sich Aufgabenlisten verwalten und die eigenen „ToDos“ organisieren. Dazu kann man die Aufgaben mit einer Priorität A-D versehen, kurz beschreiben, mit Uhrzeiten/Datum annotieren und ggf. auch Personenkürzel für die Delegation oder Beteiligung an der Aufgabe eintragen. Auf der rechten Seite befindet sich eine punktkarierte Seite für Notizen und Skizzen und in der rechten unteren Ecke gibt es noch eine runde Aussparung für die wichtigste Anmerkung der Seite. Es gibt keine Seitenzahlen, aber dafür kann man jeweils in der rechten oberen Ecke das Datum eintragen.

Im kissbiz Shop findet ihr das Buch für unter 15 EUR in drei Einbandvarianten. Auf der kissbiz Homepage findet ihr viele weiterführende Informationen zum System, das hinter den Büchern steckt. Ansonsten möchte ich gerne meine beiden Rezensionsexemplare an euch verlosen:

  • Die Verlosung startet 22. September 2014 und endet am 25. September 2014 um 18 h
  • Wer teilnehmen möchte, muss hier einen Kommentar mit einer gültigen E-Mail Adresse hinterlassen (wird nicht angezeigt und nur für die Verlosung verwendet)
  • Am Ende werden alle Kommentare durchnummeriert und die Gewinner per Zufallsgenerator ermittelt
  • Ich schreibe die Gewinner dann an und erfrage die Postanschrift
  • Der Rechtsweg ist ausgeschlossen

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Susann Behling ist die Erfinderin des ToDo Book. Wie bei vielen Ideen, die Notizbucherfinder umsetzen, handelt es sich auch bei dieser um eine Idee, die aus der täglichen Arbeit und Erfahrung erwachsen ist. Susann Behling schreibt:

[…] Ich „bastele“ mir seit 1996 meine TO DO BOOKs selbst. Ich war ein Zettel-Junkie und konnte zeitweise die Farbe meines Schreibtisches nicht erkennen, weil er mit Zetteln belegt war.
Hatte ich aber das Fenster offen und die Tür ging auf, wehte ein Luftstoß die Zettel quer durchs Büro…ein schöner Anblick, aber kein schönes Sortieren danach ;). Auch meinte unsere Putzfrau , dass es nicht schaden kann, ab und an die Zettel mal zu stapeln, um besser putzen zu können…Diese Situationen, aber vor allem der Wunsch alles gesammelt in einem Heft zu haben, um immer auskunftsfähig zu sein, haben mich dazu gebracht, mein eigenes Heft zu kreieren. Dabei war es mir nicht wichtig, nach Prioritäten zu sortieren oder einen Terminplan zu inkludieren – ich wollte, dass es so einfach wie möglich ist. Und mir war wichtig, eine Spalte zu haben, in die ich eintragen konnte, was ich zum TO DO schon getan hatte. Ein schönes Gefühl, wenn wer fragt, was zu einem Vorgang schon passiert ist und man kann sagen: „Moment, ich schau in mein TO DO BOOK“, um dann den aktuellen Bearbeitungsstand ohne Nachzudenken erläutern. Denn ganz ehrlich, wer schreibt schon auf Zettel das Ergebnis der Aufgabe, diese werden meistens nach der Erledigung weggeworfen.
Die schönste Spalte an meinem Notizbuch ist die Letzte. Dort kommt der Haken nach der Erledigung rein ;). […]

Susann Behling hat mir drei Exemplare zur Verfügung gestellt, von denen ich zwei an euch weitergeben möchte. Die Verlosung dazu findet ihr unten. Die Bücher haben eine Ringbindung und sind sehr einfach gehalten. Der Einband ist durch eine starke Folienseite geschützt, so dass das Innenleben geschützt ist. Alle Seiten sind innen gleich gestaltet: Eine Seite hat drei Spalten. Links ist die „TODO“ Spalte. Darin wird die Aufgabe beschrieben. In der Mitte befindet sich die „DONE“ Spalte, in der man die bisherigen Arbeitsschritte zur Erledigung der Aufgabe festhalten kann. Rechts gibt es dann eine schmale Spalte zum Abhaken der Aufgabe nach Ihrer Erledigung. Eine einfache Methode. Und ich denke, sie ist meist ausreichend. Das Buch bietet keine leeren Seiten oder andere Dinge, die einem vom „Tun“ ablenken können. Zum Sammeln von Aufgaben ist es ganz gut geeignet. Wer lieber alles in einem Notizbuch hat, der muss eine andere Notizbuchvariante wählen. Ein Buch kostet knapp 8 EUR.

  • Die Verlosung startet 20. Juli 2014 und endet am 22. Juli 2014 um 18 h
  • Wer teilnehmen möchte, muss hier einen Kommentar mit einer gültigen E-Mail Adresse hinterlassen (wird nicht angezeigt und nur für die Verlosung verwendet)
  • Am Ende werden alle Kommentare durchnummeriert und die Gewinner per Zufallsgenerator ermittelt
  • Ich schreibe die Gewinner dann an und erfrage die Postanschrift
  • Der Rechtsweg ist ausgeschlossen

Hier noch ein paar Fotos der Exemplare, die ich bekommen habe:

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