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In der Karrierebibel las ich Macht der Gewohnheit: 10 Routinen, die Sie voranbringen. Gleich auf Platz 1 der 10 Routinen, die einen voranbringen, steht das Notieren!

[…] Regelmäßige Notizen – Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Gedanken, Ideen, Fragen und wichtige Informationen aufzuschreiben. Umfangreiche Notizen sind kein Zeichen von Vergesslichkeit sondern helfen Ihnen dabei, Ihre Kreativität zu entwickeln und wichtige Informationen im Blick zu behalten. Und oft bringt der Vorgang des Aufschreibens einen wichtigen Prozess oder die Weiterentwicklung einer Idee in Gang. […]

Auch die anderen 10 Punkte sind eine gute Inspiration, wie immer bei der Karrierebibel.

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Wie oft habe ich schon getwittert „Notizbücher sind Avantgarde“? Ich weiß es nicht. Bestätigt sehe ich mich bei Artikeln zu Stift und Papier, wenn diese in amerikanischen Tech-Blogs erscheinen. So neulich wieder geschehen bei TheNextWeb in Does your to-do list make you sad? Here’s how to change that. Der Autor erzählt von seiner Erfahrung mit digitalen Aufgabenlisten und wie diese ihn einfach irgendwann überfordert haben. Und was macht der gute Mann? Nein, er schreibt nicht eine neue App, was die übliche Reaktion amerikanischer Technologiefreaks ist, sondern:

[…] I switched back to something I used throughout grade school – a pen and a notebook. […]

Erst mit Papier und Stift hatte er das Gefühl, die Kontrolle über sein Tun zurückzugewinnen:

[…] When I started writing my to-dos down on paper, I felt a sense of control. […]

Er zitiert etwas Literatur, nach der zu viele geöffnete Apps und Software die eigene Leistungsfähigkeit reduzieren, weil sie Aufmerksamkeit beanspruchen, auch wenn sie nur im Hintergrund laufen. Und wenn man permanent (wie ich auch) im digitalen Raum arbeitet, ist die Trennung der Selbststrukturierung (analoge Welt) vom Arbeitsraum (digitale Welt) sehr hilfreich. Im Artikel heißt es

[…] Each tab or app you have open is a form of interruption. Moving your to-do list to a different medium from where you do work helps separate it from your working memory. […]

Und zuguterletzt hilft Papier, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren:

[…] Writing your to-do list on paper has it’s limits, but that’s not always a bad thing. Researchers at Princeton and UCLA recently found that taking notes by hand versus on a laptop helped students retain more information because taking notes forces you to actively listen and decide what’s important. […]

Die zitierte Studie findet sich unter The Pen Is Mightier Than the Keyboard. Die knappe Zusammenfassung:

[…] In three studies, we found that students who took notes on laptops performed worse on conceptual questions than students who took notes longhand. […]

„longhand“ heißt „mit der Hand“ bzw. „Handschrift“. Außerdem betont er, dass das Abhaken der Aufgaben eine tolle Motivation ist, wie er auch mit dem Vortrag Teresa Amabile: Track Your Small Wins to Motivate Big Accomplishments belegt.

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Schon ein paar Tage her, die Verlosung der „zu tun“ Aufgabenliste von Roterfaden. Die Verlosung ist beendet und gewonnen hat der Kommentar von Stefan. Glückwunsch!

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In Precrastination: Der Zwang, Dinge sofort erledigen zu müssen las ich zum ersten Mal von diesem Verhalten, mit Aufgaben umzugehen: nicht das Aufschieben von Aufgaben wie bei der Prokrastination ist die Grundhaltung, sondern das Sofort-Erledigen-Wollen, der Drang Aufgaben abzuschließen. Die Karrierebibel bezieht sich im Artikel auf die Untersuchung Get It Over With: People Choose More Difficult Tasks to Get Jobs Done More Quickly.

Ein solches Verhalten ist natürlich zum einen gefährlich, weil man so zur Überlastung neigt. Auf der anderen Seite fängt man die Dinge dann tatsächlich an. Frei nach dem Motto: lieber irgendwas gemacht als nichts getan. Das Verhalten führt außerdem dazu, dass man immer schnell Aufgaben auf der inneren Aufgabenliste abhaken kann, was wahrscheinlich jedem Menschen ein gutes Gefühl gibt, egal ob Pre- oder Prokrastinierer.

Kennt ihr das Gefühl auch, dass ihr Dinge sofort erledigen müsst? Ggf. sogar ungeachtet ihrer Wichtigkeit oder Dringlichkeit? Oder schiebt ihr Aufgaben lieber vor euch her.

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Roterfaden hat ein neues Notizheft im Angebot, das in einem ungewöhnlichem Hochformat daherkommt. Es ist das Buch „zu tun“ Roterfaden Listen:

[…] Format: 8 x 14 cm = (für einen TASCHENBEGLEITER A6) – Format: 8 x 20 cm = (für einen TASCHENBEGLEITER A5) – Fadengebunden – 80g helles Recyclingpapier + vier Seiten 80g Recyclingpapier rosa – 40 Seiten – Peroration der Innenseiten an der langen gebunden Seite – 100% MADE IN GERMANY […]

Mein Buch hat ein halbes A5-Format. Es ist sehr dünn gehalten, hat einen schönen Einband (genäht, Roterfaden Stempel, einfacher Aufdruck) und nur wenige Seiten. Vorne und hinten gibt es rosa Seiten, dazwischen Recyclingpapier. Alle Seiten sind perforiert und können herausgetrennt werden. Das Heftchen kann für Aufgabenlisten, ToDO-Listen, Einkaufslisten und alle anderen Arten von Listen verwendet werden. Das kleinere Format gibt es für unter 3 EUR!

Ich möchte das schöne Stück an euch weitergeben:

  • Die Verlosung startet 19. Juni 2014 und endet am 21. Juni 2014 um 18 h
  • Wer teilnehmen möchte, muss hier einen Kommentar mit einer gültigen E-Mail Adresse hinterlassen (wird nicht angezeigt und nur für die Verlosung verwendet)
  • Sagt mir im Kommentar, welche Listen ihr damit erfassen werdet
  • Am Ende werden alle Kommentare durchnummeriert und die Gewinner per Zufallsgenerator ermittelt
  • Ich schreibe die Gewinner dann an und erfrage die Postanschrift
  • Der Rechtsweg ist ausgeschlossen

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In der karrierebibel erschien die Tage der Artikel Morgens früh: Wie Erfolgreiche in den Tag starten. Darin werden die typischen Merkmale erfolgreicher Menschen vorgestellt, die aus dem Artikel 12 Things Successful People Do In The First Hour Of The Workday zusammengefasst sind. Zu den typischen Dingen, die erfolgreiche Dinge morgens tun, gehört auch die Pflege von Aufgabenlisten:

[…] They check their to-do lists and calendars. You don’t want to overwhelm yourself first thing in the morning, but it’s important that you take a quick look at your to-do list and calendar to know what’s ahead. Missing any early meetings or deadlines would likely cause stress and could ruin your entire day.
They update their to-do lists and calendars. „Without a plan, you can’t spend your time wisely. But plans must be adaptable,“ Taylor says. Early in the day is the best time to update your schedule. […]

Ich gehe meine Aufgaben für den kommenden Tag meist am Abend vorher durch. Wie macht ihr das? Noch gar nicht? Vielleicht möchtet ihr euch durch meine Aufgabenregeln inspirieren lassen, die ihr auch E-Book findet. Und ihr könnt gleich heute Morgen mit der Umsetzung beginnen.

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(via mashable) The Daily Muse berichtete in Do You Have an Ostrich Problem on Your Hands? über den Effekt, dass wir oft wie die Strauße (Strauß = engl. ostrich) den Kopf in den Sand stecken und Angst davor haben, den Fortschritt unserer eigenen Arbeit zu sehen, weil wir Angst haben, dass er nicht unseren Erwartungen entspricht.
Ein Artikel bei 99u erweitert das Thema um die Frage der Motivation: „“The Ostrich Problem“ and The Danger of Not Tracking Your Progress“. Und hier kann langsam auch das Notizbuch ins Spiel kommen:

[…] The Ostrich Problem is problematic because there’s so much research showing that realistic progress monitoring is beneficial to achieving our goals. Evidence comes from diverse sources including students who keep progress diaries succeeding better at math homework, and patients who monitor their progress being more likely to adopt beneficial exercise routines. […]

Wenn man also regelmäßig seinen Fortschritt feststellt und festhält, also den Straußeneffekt vermeidet, hilft das signifikant seine Ziele besser zu erreichen. Dabei kann ein Notizbuch helfen, das in Form eines Tagebuchs oder in Form von Aufgabenlisten genutzt wird, in denen man regelmäßig die erreichten Schritte abhakt.
Der eine schreibt vielleicht täglich, wie weit er gekommen ist. Der andere hakt Listen ab, in denen er die Schritte bis zur Zielerreichung festhält. In der Software-Entwicklung gibt es viele Prozesstechniken, die die Aufgaben z.B. auf Post-Its festhalten und auch das Wandern der Klebezettel von der „Zu erledigen“-Liste in die „Erledigt“-Liste so sehr schön visualisieren. All das hilft dabei, den eigenen Fortschritt zu überwachen und sich zu vergegenwärtigen.
Ich könnte mir vorstellen, dass es hilft, sich dabei nicht zu verkünsteln. Je leichter man es sich macht, den Fortschritt ohne großen Aufwand stetig festzuhalten, desto leichter tut man sich wahrscheinlich damit, es auch tatsächlich zu tun. Vielleicht ist das auch ein Grund für die vielen Fitness-Apps und Tracking-Armbänder, die man heute sieht: sie helfen auf einfache und unaufwendige Weise den Fortschritt der eigenen Bewegung zu messen und zu visualisieren und führen uns so vor Augen, ob wir uns ausreichend bewegen oder nicht.

Ich bleibe lieber bei meinem Notizbuch und meinen Aufgabenlisten, die mich Richtung Ziel führen, denn Abhaken macht glücklich. Aber bei aller Eigenvermessung und Selbstoptimierung: übertreibt es nicht. Manchmal ist der Weg das Ziel und das permanente Visualisieren, dass man einfach nicht alles schaffen kann, kann auch mal demotivierend sein.

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2012 hatte ich über den Ryen McGinnes To-List Kalender berichtet, den es jetzt in einer 2014er Ausgabe gibt. Bei Artware Editions könnt ihr den Kalender für knapp 25 USD kaufen.

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Im Artikel Make Your To-Do Lists More Effective With These 5 Simple Hacks finden sich einige Tipps, wie man seine Aufgabenlister effektiver machen kann. Grob lassen sich die Tipps so zusammenfassen:

  • Emotionen einsetzen – man könnte erwähnen, wie es einem geht, wenn man eine spezielle Aufgabe löst. Das motiviert vielleicht, sie eher zu erledigen
  • Belohnung mit Erledigung einer Aufgabe verknüpfen
  • Keine ungenauen Verben verwenden, sondern präzise beschreiben, was man tun will. Ein genaues Ziel macht die Hürde kleiner, einfach mal anzufangen
  • Abhängigkeiten herstellen – etwa wenn man zuerst viele kleine Aufgaben erledigt, die man für eine größere Aufgabe braucht; und natürlich: große Aufgaben in kleine zerlegen
  • Die „MVT“s identifizieren. MVT steht für Most-Valuable-Taks, also die „wertvollsten Aufgaben“. Das sind die Aufgaben, die dringend und wichtig sind. Etwa Dinge, die unbedingt jeden Tag erledigt werden müssen

Nette Liste mir ein paar interessanten weiterführenden Links, etwa wenn man dem Tag „to-do-list“ folgt.

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Bei Chronicle Books fand ich den Artikel From the Design Desk: To-Do Lists. Darin schreibt der Autor von seiner Lust auf Aufgabenlisten. Als Inspiration für die Leser hat er Fotos einiger To Do Listen von Kollegen verlinkt:

[…] If you need some inspiration for how to keep your very own to-do list, I’ve compiled some of the lists of the design fellows at Chronicle Books. Hopefully these examples will inspire you to do a to-do. […]

In den Kommentaren zum Artikel fand ich noch den Link auf den Blog listproducer.com. Die Besitzerin ist Listenfanatiker und hat das ganze Blog dem Thema gewidmet.


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