Mit meinen 15 Ideen zur Nutzung von Notizbüchern bin ich in die Endrunde der My Moleskine 2.0 Competition gekommen. Da die Ideen offensichtlich nicht so abwegig sind, möchte ich sie hier nach und nach im Detail vorstellen.

Heute: Regel 3 – Erledigungszeichen

Ich weiß nicht, wie ich die „Erledigungszeichen“ anders nennen soll. Englisch würde ich sie wohl „GTD signs“ nennen. GTD steht für Getting Things Done, einer Selbstmanagement Methode. Wikipedia meint dazu:

Getting Things Done (kurz GTD) ist eine Selbstmanagement-Methode von David Allen. GTD basiert auf dem Prinzip, dass eine Person ihre anstehenden Tätigkeiten in einem Verwaltungssystem notiert und somit den Kopf frei hat für Wichtigeres. Dieses System liefert kontextbezogene Aufgabenlisten für den Alltag. Die Person soll sich somit auf die Erledigung ihrer Aufgaben konzentrieren können, ohne befürchten zu müssen, etwas zu vergessen. Diese Selbstmanagement-Methode soll effizientes und belastungsfreies Arbeiten ermöglichen.

Um sich die entsprechenden GTD Listen zu verwalten benötigt man meiner Meinung nach die „Erledigungszeichen“.

Die Regel „Erledigungszeichen“ eine ganz spezielle Regel, da sie viele Variationen zulässt. Grundsätzlich sollten alle Einträge im Notizbuch mit einem “-” Minuszeichen vermerkt werden, wie etwa bei Spiegelstrichen einer Aufzählung. Wenn man den Eintrag dann “bearbeitet” oder “erledigt” hat, kann man durch Hinzufügen eines vertikalen Strichs “|” ein “+” Pluszeichen draus machen und damit kennzeichnen, dass der Punkt erledigt ist. Durch diese Vorgehensweise hat man beim Durchblättern schnell den Überblick, welche Punkte schon “bearbeitet” wurden und welche noch nicht. Es empfiehlt sich beim Start eines neuen Buches alte offene Punkte entweder abzuhaken oder zu übertragen.

Die Kennzeichnung hat sehr viele Vorteile. So muss man etwa beim Suchen noch offener Aufgaben nicht das ganze Buch im Detail lesen, sondern nur die Minuszeichen bzw. das Zeichen deiner Wahl für „offene Aufgabe“ suchen. Hier ein Foto der Regel im Moleskine, das ich zum Wettbewerb geschickt habe:

Erledigungszeichen können auch Variationen von “+” und “-” sein, etwa Kreise und ausgekreuzte Kreise zum Kennzeichnen von Aufgabenlisten oder Ideen. Ein paar Beispiele sind im folgenden Foto gezeigt. Auf der rechten Seite gibt es eine Liste mit Minus- und Pluszeichen einer typischen Liste.

Ein Durchstreichen eines ganzen Textes, sobald man einen Punkt erledigt hat, sieht nicht nur unschön aus, damit geht auch der Tagebuchcharakter verloren. Das einfache Transformieren der Erledigungszeichen hat auch einen psychologischen Effekt: das Minus (negativ) zeigt die offenen Aufgaben. Durch das aktive Umformen in ein Plus (positiv) visualisiert man sich auch selbst, dass man ewtas getan hat. Damit ist nicht nur die Aufgabe erledigt, sondern auch der Punkt in einer Liste. So werden die Minuszeichen weniger und man hat das gute Gefühl voranzukommen. Um die Liste schnell schrumpfen zu sehen, sollte man aus rein psychologischen Gründen auch einige einfache, kurze Aufgaben dazunehmen.

Bisher erschienen:

• Notizbuchregel 1 – Ein Themenkasten pro Seite
• Notizbuchregel 2 – Datum neben Themenkasten

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