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Neulich las ich den Artikel The Case Against To-Do Lists (and What to Use Instead), der mich an meine eigene Arbeitsweise erinnert. Meine alten Aufgabenregeln kennt ihr sicher noch. Ich habe tatsächlich auch immer noch eine Aufgabenliste, mit der ich in erster Linie meine privaten Aufgaben erledige. Im Job gehe ich ganz anders mit den Aufgaben um: ich trage sie als Termine im Kalender ein. Und genau das ist es, was der Autor im Artikel oben vorschlägt.

Keeping a schedule seems simple, yet most people don’t do it (or don’t do it correctly). They plop a meeting or two onto their calendar and leave the rest of it blank. A better approach is to use what psychologists call “setting an implementation intention,” a fancy term for deciding what you’re going to do and when you’re going to do it.

Planning in advance how you intend to spend your time is the only way to know the difference between traction (what you said you would do) and distraction (anything else)

https://forge.medium.com/be-a-schedule-builder-not-a-to-do-list-maker-396096a7486a

Dadurch, dass man sich einen Termin (und seien es nur 15 oder 30 min, aber auch 60 min oder mehr) in den Kalender einträgt, erzielt man den Effekt, den man „Umsetzungsabsicht“ nennt. Dadurch geht man so eine Art Selbstversprechen ein, dass man die Aufgabe dann erledigen will. Es hat außerdem den netten Effekt, dass man sieht, ob man genug Zeit für all die anstehenden Aufgaben hat. Der Nachteil ist, dass der Kalender bei vielen Aufgaben schnell sehr voll wird – v.a. im Büro, wenn die Kollegen eine freie Lücke suchen.
Zudem codiere ich die kleinen Termine farblich – zwei Farben reichen mir: eine für „sehr wichtig, nicht verschieben“ oder „nicht so wichtig, kann ich auch verschieben“.

Vielleicht sollte ich diese Vorgehensweise in einem zukünftigen Update meines E-Books als neue Aufgabenregel einführen?

Der Autor des Artikels oben ist übrigens kein geringerer als Nir Eyal, den ihr vielleicht als Autor des Buches „Hooked“ kennt.

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In Endlich ruhig schlafen: Mit dieser Methode sortierst du das Chaos im Kopf las ich neulich von der Braindump-Idee. Den meisten von euch sollte die Idee bekannt vorkommen. Es geht darum, vor dem Einschlafen die Gedanken niederzuschreiben, um den Kopf freizukriegen. Danach kreisen die Gedanken angeblich nicht mehr so sehr und man kann besser einschlafen.

Die Idee wird so beschrieben:

[…] Michael Hyatt empfiehlt, die Gedanken systematisch nach folgenden Kriterien zu Papier zu bringen: 1. Berufliche To-dos, 2. Persönliche To-dos, 3. Ärgernisse, 4. Sorgen und 5. Ideen. […]

Schreibt jemand von euch abends seine Gedanken vor dem Schlafengehen nieder, um besser schlafen zu können? Das hat was von Tagebuch, ist aber nicht die gleiche Motivation, oder?

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To-Do-Listen bzw. Aufgabenlisten machen unter Umständen und bei richtiger Anwendung produktiver. Bei t3n bin ich auf einen Artikel im Harvard Business Review aufmerksam geworden: What Makes Some People More Productive Than Others.
Die Forscher haben Menschen befragt, die sich aus den Lesern des Magazins rekrutiert haben und die sich selbst als produktiv bezeichnet haben. Von daher hat die Studie meiner Meinung nach etwas Schieflage. Aber sie hatte eine Erkenntnisse, die einleuchten:

  1. Mehr arbeiten bedeutet nicht unbedingt, dass man produkiver ist
  2. Alter und Erfahrung scheinen oft mit mehr Produktivität einherzugehen
  3. Männer und Frauen sind ähnlich produktiv, wenn auch mit verschiedenen Methoden

Was die Ergebnisse besonders interessant macht: viele produktivitätsfördernde Maßnahmen werden häufig in Zusammenhang mit Notizbüchern, Planungssystemen und bestimmten Vorgehensweisen mit To-Do-Listen und Kalendern genannt:

[…] First, plan your work based on your top priorities, and then act with a definite objective.

  • Revise your daily schedule the night before to emphasize your priorities. Next to each appointment on your calendar, jot down your objectives for it.
  • Before writing anything of length, compose an outline with a logical order to help you stay on track.

Make daily processes, like getting dressed or eating breakfast, into routines so you don’t spend time thinking about them.

  • Break large projects into pieces and reward yourself for completing each piece.

[…]

Viel Spaß beim Produktiverwerden!

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Bashtel schickte mir schon im Mai einen Link auf die Basteleinleitung Kleinteiletasche für das Bullet Journal, die vielleicht für euch interessant ist. Und wenn ihr dann ein schönes Bulletjournal erstellt habt (mit oder ohne Tasche), dann könnt ihr gleich beim Bullet Journal Wettbewerb von X17 mitmachen! (Hinweis: ich sitze in der Jury des Wettbewerbs).

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Leser Thomas Teepe schrieb mir neulich eine höchstinteressante Beschreibung seiner Arbeitsweise mit Karteikarten. Er nutzt sie als Werkzeug, um sein Denken zu organisieren und Gedanken weiterzuentwickeln. Ich fand das so interessant, dass ich ihn fragte, ob er sich eine Veröffentlichung im Notizbuchblog vorstellen kann. Er stimmte dankenswerter Weise zu: hier seine Kurzzusammenfassung:

[…]
Zur Hardware: Ich benutze einen A5-Karteikasten im Querformat, Ringbuchpapier kariert in A5, und einen Druckbleistift samt Radiergummi.

Dazu habe ich einen einfachen Zettelhalter aus Pappe gebastelt. Auf dessen Leisten lege ich in einer Schreib-Sitzung neue oder gerade aktuelle Zettel ab – so habe ich ziemlich viel Material im Überblick (locker 20 Zettel), und das Zugreifen ist einfacher als aus dem Karteikasten selbst.
Außerdem kann ich die Zettel passend anordnen, wenn sie in einem geeigneten (meist hierarchischen) Verhältnis zueinander stehen.

Ich sehe beim Karteikasten einen erheblichen Vorteil gegenüber einem Notizbuch: Es fällt leichter, schon vorhandenes Material im Blick zu haben und daraus neue Ideen zu entwickeln – im Notizbuch braucht es dafür ein umständlicheres Blättern. Und: Neues Material lässt sich dort einfügen, wo es hingehört.

Die Arbeit auf Papier hat für mich gegenüber der Arbeit am Computer zig Vorteile: Ich werde viel viel weniger abgelenkt, die Motorik des Schreibens passt mir besser, und die Verbindung von Worten und Bildern gelingt mir nirgends so leicht wie auf Papier.
Außerdem arbeite ich beruflich am Bildschirm – irgendwann reicht es mir.

Die Zettel nummeriere ich in einem Dezimalsystem, mit Nummern wie 12, 12.1, 12.1.1 usw. Die Zettel sortiere ich im Karteikasten nach den Nummern, mit den höchsten Nummern vorn. Die meist älteren Zettel am Ende des Kastens wandern gelegentlich in ein Archiv.

Verweise zwischen den Zetteln mache ich mit Hilfe der Nummern.

Daneben gibt es mit eigenen Kartei-Reitern kleinere Zettel-Abteilungen mit Sammlungen von Themen (mit Zettel-Nummern T1, T2 usw.) und von spontanen Ideen.

Wenn ich Zettel oder Zettelgruppen entnehme, setze ich einen Platzhalter aus Karton an ihre Stelle – damit fällt das Rücksortieren leicht.

Die Zettel unterteile ich in der Mitte durch eine senkrechte Linie. Dadurch kann ich zwischen zwei Schreib-Spalten hin- und herwechseln, was ich insbesondere bei Hindernissen sehr nützlich finde – wenn ich links nicht weiterkomme, kann ich rechts nach den Ursachen fragen.
Nebenbei: Eine „größere“ Variante dieses Layouts habe ich früher über Monate mit einem Schreibblock in A3 benutzt: Ich habe das Blatt im Querformat in 6 Spalten unterteilt, habe in Spalte 1 die Notizenblöcke 1a, 1b usw. genannt und konnte dann mit Bezeichnungen wie „12:3b“ einen Verweis auf die entsprechende Stelle auf Seite 12 machen.
Die eigentlichen Notizen mache ich meist im Telegramm-Stil (mehr als Stichworte, weniger als komplette Sätze, oft hierarchisch eingerückt) und gelegentlich in Grafiken.

Daneben gibt es die „Software“ meines Schreibdenkens:
Das sind im wesentlichen Formulierungen, die mir bei der Steuerung meines Denkens helfen sollen, oft abgekürzt durch Buchstaben:
Q = „Welche Fragen kann ich hier stellen?“ „Wonach sollte ich hier fragen?“
P = „Wo liegt hier das Problem?“ „Wo hakt es hier?“
U = „Was macht mich hier unzufrieden?“
R = „An welchem Punkt sollte ich erneut ansetzen?“ (Das R steht hier für Repeat.)
Die für mich nützlichsten Werkzeuge haben mit Reflexion zu tun – was habe ich bislang gedacht, und wie komme ich hier zu weiteren Einsichten und Fortschritten?

Daneben benutze ich weitere Werkzeuge für die Zerlegung und die Konstruktion von Ideen, etwa Kreativitätstechniken wie SCAMPER – hier versuche ich, durch Modifikationen wie Substituieren, Combinieren, Adaptieren, Maximieren usw. neue Ideenfunken aus einem Gegenstand zu schlagen.

Ich sammle diese Werkzeuge wiederum auf einem separaten Satz von Zetteln, und vergegenwärtige sie mir zu Beginn einer Schreib-Sitzung.

Ältere Zettel schaue ich von Zeit zu Zeit durch und mache Ergänzungen, Verweise oder Gegendarstellungen – bei Bedarf auf neuen Zetteln.

Wenn ich das Ganze auf einen Slogan bringen sollte, unabhängig von allen Varianten der technischen Details:

Nachdenken funktioniert bei mir am besten als Schreibdenken, und Schreibdenken funktioniert bei mir am besten als fragen-geleitete Verkettung von Mikro-Essays.“ […]

(Hinweis: das folgende Foto stammt aus dem Artikel Mind Papers – ein Karteikartenkonzept von X17)

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Im Artikel Woche unabhängier Buchhandlungen hatte ich vergessen zu erwähnen, woher ich die Information hatte. Ich wurde über LChoice darauf aufmerksam. Das ist eine App, mit der ihr Bücher suchen und bestellen könnt – aber nicht bei einem Großhändler wie amazon, sondern bei eurer lokalen unabhängigen Buchhandlung. Die App bündelt die Händler und bei Bestellprozess kann man direkt den Händler auswählen. Die App gibt es im App Store. Ist sicher mal einen Versuch wert; ich habe sie jedenfalls auch installiert.

lchoice

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Bei swissmiss fand ich diesen tollen Trick, wie man sich mit einfachen Mitteln ein Hilfsmittel für perspektivisches Zeichnen konstruieren kann. Das passende Video könnt ihr euch bei Instagram anschauen.

perspektive

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Wer von euch kennt den National Novel Writing Month? Wer ihn nicht kennt, kann sich die Homepage oder den Wikipedia-Eintrag anschauen. Heute ist der Starttag … wenn ihr also schon immer mal einen Roman schreiben wolltet, wäre jetzt ein guter Zeitpunkt, damit anzufangen.
Danke an Kollege Tobias für den Tipp – und viel Erfolg beim Schreiben des eigenen Romans …

nanowrimo

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In This 100-Year-Old To-Do List Hack Still Works Like A Charm las ich von Ivy Lee und seiner Methode mit Aufgabenlisten (ToDo-Listen) umzugehen. Der Geschichte nach hat er sie erfolgreich eingesetzt, um die Führungskräfte einer amerikanischen Firma im Jahr 1918 deutlich effizienter zu machen. Als er gefragt wurde, ob er die Leute effizienter machen könne, sagte er, er wolle nur 15 min mit jeder Führungskraft reden. Zurückgefragt, was das die Firma koste, antwortete er angeblich: erst einmal nichts. Aber wenn es funktioniert, überweist mir den Betrag, den es euch wert war. Er bekam am Ende ziemlich viel Geld dafür überwiesen, dass er den Leuten diese einfache Methode beibrachte:

[…]

  1. At the end of each workday, write down the six most important things you need to accomplish tomorrow. Do not write down more than six tasks.
  2. Prioritize those six items in order of their true importance.
  3. When you arrive tomorrow, concentrate only on the first task. Work until the first task is finished before moving on to the second task.
  4. Approach the rest of your list in the same fashion. At the end of the day, move any unfinished items to a new list of six tasks for the following day.
  5. Repeat this process every working day.

[…]

Vielleicht könnt ihr davon auch was in eurer eigenen Methode zur Selbstorganisation verwenden. Die Methode kennt man ja mittlerweile in vielen Varianten. Dass Sie von Ivy Lee stammt, wusste ich allerdings auch nicht,

ivy_lee_method

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Im Video Are you overscheduling findet ihr Tipps, wie ihr eure Termine richtig priorisiert. Neben dem Tipp, auch mal „nein“ zu sagen, wird die Frage, ob man eher einen analogen oder digitalen Kalender verwenden soll, tatsächlich mit „analog“ beantwortet.

overscheduling

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