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Nicht nur Aufgabenregel 5 kostet Zeit, nein auch Aufgaben zu erledigen kostet Zeit. Daher heute:

Aufgabenregel 6: Aufgaben kosten Zeit

Die beste Aufgabenliste nutzt nichts, wenn man nicht von Zeit zu Zeit auch mal eine Aufgabe erledigt. Das Erstellen einer Aufgabenliste ist dabei nur die halbe Miete: entscheidend ist das Reservieren von Zeit zum Erledigen von Aufgaben. Ein „wenn ich mal Zeit habe, schaue ich mir die Liste an“ funktioniert meistens nicht. Ich reserviere mir deshalb für Aufgaben explizit Zeit im Kalender. Dabei besteht die kleinste Zeitspanne, die ich markiere, aus 30 min Blöcken. Kleinere Aufgaben erfasse ich nicht im Kalender (egal ob digital oder analog).

Diese Vorgehensweise hat viele Vorteile:

  • man macht sich damit bewusst, dass man Zeit braucht und wieviel
  • es wird klar, ob man überhaupt genug Zeit für die Aufgabe hat
  • es wird deutlich, wieviele Aufgaben man sich vornimmt
  • man überfordert und frustriert sich wahrscheinlich auch weniger
  • viele Menschen wissen bei einem Berg von Aufgaben meist nicht, wo sie anfangen sollen. Durch das explizite Aufschreiben im Kalender gibt man sich selbst die Abarbeitungsreihenfolge vor. Und selbst wenn man dann doch die ein oder andere Aufgabe noch einmal schiebt: in der Regel bringt man es nicht übers Herz, alle Aufgaben zu schieben – und schon sind wieder welche erledig.

Wenn man viele Kleinaufgaben mit 30 min Blöcken reserviert bietet sich tatsächlich an, einen digitalen Kalender zu führen – auch wenn das zu schreiben in diesem Blog schwer fällt :-) Der Grund liegt im einfachen verschieben kleiner Aufgaben und der besseren Übersichtlichkeit. Im Job habe ich natürlich einen digitalen Kalender, den ich mit anderen teile. Dort finden alle Aufgaben irgendwann einen Platz als Termin (nicht als Aufgabe!), damit ich die Zeit reserviert habe und auch andere sehen, dass ich da beschäftigt bin.

Das explizite Planen von Aufgaben entlastet tatsächlich auch mental, wie man in How can you stop worrying about that stuff you still need to finish? erfährt:

[…] Unfinished goals caused intrusive thoughts during an unrelated reading task […] Allowing participants to formulate specific plans for their unfulfilled goals eliminated the various activation and interference effects. […]

Heißt also: wenn ihr eure Aufgabenlisten erstellt und dann auch noch die Erledigung einplant (selbst wenn ihr die Aufgaben anschließend noch einmal verschiebt!), macht das den Kopf frei und ihr seid wieder entspannter. Siehe dazu auch Zeigarnik-Effekt (Wikipedia).

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In Aufgabenregel 4 ging es um das Geheimhalten von Listen. Die Aufgabenregeln haben heute Halbzeit mit

Aufgabenregel 5: Aufgabenlisten von Zeit zu Zeit aufräumen

Da ich – wie in den vorigen Regeln erwähnt – auch triviale Dinge notiere, werden meine Listen immer sehr schnell lang und erstrecken sich über viele Seiten. Dabei sind Wiederholungen genauso wenig zu vermeiden wie Listen, in denen Aufgaben nur teilweise abgehakt sind. Daher ist es wichtig, dass man von Zeit zu Zeit seine Aufgabenlisten aufräumt.
Kurze Zwischenbemerkung: Wiederholungen in Listen sind übrigens kein Problem: erstens kann man später mehr abhaken (ok, leichter Selbstbetrug) und die Punkte erhalten durch ihre Wiederholung eine gewisse Dringlichkeit. Man sieht auch, was man besonders oft vor sich herschiebt (Anflug von Selbsterkenntnis).

Wie auch immer: Aufräumen von Listen ist notwendig. Dazu fängt man eine neue Liste an und trägt dort alle Aufgaben zusammen, die bis jetzt unerledigt geblieben sind. Dabei beginnt man mit den Aufgaben, die am weitesten in der Vergangenheit eingetragen wurden. Unmittelbar nach dem Übertragen der Aufgabe von der Vergangenheit in die Gegenwart hakt man die Aufgabe in der alten Liste ab. Obwohl man damit noch keinen Schritt weiter ist, hat man zwei Effekte: zum einen hat man durch das Abhaken das gute Gefühl, dass man was erledigt hat, zum zweiten ist die Aufgabe durch das erneute Niederschreiben wieder präsent.
Eine aufgeräumte Liste ist übersichtlich und vermittelt den Eindruck von Ordnung. Außerdem findet man Aufgaben auch schneller, weil man die unerledigten Aufgaben nicht durch Zurückblättern im Notizbuch suchen muss.
Übrigens ist das Neuanlegen von Aufgabenlisten auch notwendig, wenn man ein Notizbuch wechselt. Dann müssen die Aufgaben aus dem alten Buch auch in das neue Buch überführt werden.

Zum Thema Organisieren und indirekt auch zu Aufgabenlisten möchte ich heute auch noch den Artikel How can you stop worrying about that stuff you still need to finish? empfehlen. Die verknappte Zusammenfassung: wer sich organisiert hat den Kopf wieder frei für andere Dinge. Unerledigte Dinge, der Erledigung nicht eingeplant ist bzw. für deren Erledigung man noch keinen Plan hat, belasten das Denken. Ich folgere: Aufgabenlisten entlasten also das Gehirn. Jedenfalls habe ich schon oft diese Erfahrung gemacht.

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Die Veröffentlichung von Aufgabenregel 3 ist schon ein paar Tage her, daher nun nun endlich:

Aufgabenregel 4: Aufgabenlisten geheim halten

Ich kann mir vorstellen, dass sich der Sinn dieser Regel nicht sofort erschließt. Aber das Geheimhalten der Listen ist auch eine meiner unbewussten Handlungen im Umgang mit Aufgabenlisten. Und die Aufgabenregeln sind aus meinen eigenen Beobachtungen abgeleitet.
„Geheim halten“ ist vielleicht auch eine zu starke Bezeichnung. Es geht darum, dass man – ähnlich wie beim Führen eines Tagebuches – anders schreibt und notiert, wenn man weiß, dass keine fremden Augen mitlesen. Gerade in Kombination mit Aufgabenregel 3: Auch kleinste Aufgaben notieren könnte es sein, dass es Manchem unangenehm ist, wenn jemand Trivialitäten auf einer Aufgabenliste liest. Unwillkürlich taucht der Gedanke auf, was wohl andere über einen denken, wenn sie die Liste lesen. Neben dem Gefühl der Peinlichkeit für das Notieren von Trivialitäten könnte die Liste auch offenbaren, dass man viele Dinge vor sich herschiebt (dafür kommt auch noch eine Regel). Die Liste der unangenehmen Gedanken, was andere denken könnten, kann man sich beliebig lang konstruieren. Daher: lieber nicht öffentlich Listen führen.
Für mich gibt es aber noch einen anderen Grund, Aufgabenlisten geheim zu halten: im beruflichen Alltag muss ich ab und an vertrauliche Dinge notieren – und ehrlich gesagt ist das der Hauptgrund, warum meine Aufgabenlisten in der Regel nicht offen sind.

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Aufgabenregel 1 und Aufgabenregel 2 kamen bei euch allen sehr gut an. Danke für eure Rückmeldungen. Heute folgt Regel 3 und sieben weitere Regeln in Zukunft.

Aufgabenregel 3: Auch kleinste Aufgaben notieren

Abhaken macht Spaß und je mehr man abhaken kann, desto motivierter wird man. Ein Weg, wie man schnell zu vielen Haken kommt, ist das Erfassen auch der kleinsten Aufgabe, von Trivialitäten, von Selbstverständlichem. Das hat zudem den Effekt, dass diese Dinge mit dem Niederschreiben in der Aufgabenliste der Erledigung vielleicht schon ein kleines Stück näher gekommen sind.

Ich kann mir vorstellen, dass einige von euch ein mentales Problem damit haben, auch Trivialitäten aufzuschreiben, wie etwa (ich konstruiere) „Lesen“, „Bloggen“, „Rasen mähen“, „Schriftverkehr Bank sortieren“ etc. Ihr fragt euch sicher: warum sollte ich das niederschreiben? Zum einen glaube ich an den positiven Effekt des Abhakens, zum anderen visualisiert ihr euch damit auch, dass Aufgaben Zeitkosten (Aufgabenregel folgt): jede Aufgabe, auch die kleinste, kostet euch Zeit. Es ist hilfreich, sich diese Tatsache durch Niederschreiben zu visualisieren, wenn man den Umfang und die Menge der eigenen Aufgaben rein gedanklich nicht abschätzen kann.

Mir passiert es häufig, dass mir durch das Niederschreiben Zusammenhänge deutlich werden, v.a. im geschäftlichen Alltag. Zum Teil ergeben sich Situationen, in denen ich Aufgaben gruppieren oder zusammenfassen kann. Oder das optisch nahe Zusammenstehen von zwei Aufgaben bringt eine Assoziationskette in Gang, die mich auf einen neuen kreativen Gedanken bringt. Natürlich ist das nicht immer so, aber es ist mir ab und an schon passiert.

Oft schwirrt auch ein Gedanke zu einer Aufgabe im Kopf herum, die noch nebulös ist. Das Niederschreiben zwingt den Schreibenden zum Formulieren und damit zum sprachlichen Präzisieren, was wiederum dabei hilft, über Inhalt und Aufwand für die Aufgabe nachzudenken.
Zu guter Letzt hat man manchmal Lust „etwas zu tun“, weiß aber nicht so recht was. Dann kann man sich eine Liste mit kleinen Aufgaben vornehmen, die man schon längst vergessen hatte, und hat dann nicht nur das Gefühl, etwas „geleistet“ zu haben, sondern auch das Gefühl, etwas erledigt zu haben, das schon lange der Erledigung harrte.

In Aufgabenregel 4 wird es darum gehen, warum man Aufgabenlisten privat behandeln sollte.

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Wie in Aufgabenregel 1 angekündigt, folgt nun die zweite Aufgabenregel:

Aufgabenregel 2: Aufgaben erledigen

Auch das scheint auf den ersten Blick ein trivialer Tipp zu sein. Die Aufgabenregel ist aber nicht als Imperativ zu lesen, sondern als Beschreibung des Vorgangs, wie man mit Aufgaben umgeht. Notizbuchregel 3 zu den Erledigungszeichen zeigt euch, wie ich meine Aufgaben abhake. Ich verwende in der Regel ein „-“ (Minuszeichen) für unerledigte Aufgaben und mache daraus mit einem Strich ein „+“ (Pluszeichen) für erledigte Aufgaben.
Wenn ihr Aufgaben notiert, dann sind das ja meist Punkte, die ihr erledigen wollt. Manche Aufgaben erledigen sich von selbst, andere schiebt man ewig vor sich her, und wieder andere verweigern den Zustand des Erledigtseins. Ein guter Einstieg in die Spielarten des Erledigtseins bietet das Done Manifesto, das Tipps wie die folgenden enthält (freie Übersetzung, unvollständige Liste):

  • Es gibt drei Zustände des Seins: Unbekannt, Aktion und Fertigstellung
  • Akzeptiere, dass alles nur ein Entwurf ist; das hilft, die Dinge als ereldigt zu betrachten
  • Es gibt keinen Editierzustand (Anmerkung: jeder Zustand ist irgendwie ein Zustand des Erledigtseins)
  • Vermeide Prokrastionation. Wenn man länger als eine Woche mit der Umsetzung einer Idee wartet, sollte man sie aufgeben
  • Wenn man Dinge erledigt, tut man dies nicht, um sie fertigzustellen, sondern um andere Dinge zu erledigen
  • Vergiss Perfektion. Sie ist langweilig und hält einen davon ab, fertig zu werden
  • Leute ohne schmutzige Hände machen was falsch. Etwas zu tun ist richtig
  • Misserfolg gilt als erledigt. Macht Fehler!
  • Zerstörung ist eine Variante von erledigt
  • Etwas zu erledigen ist der Antrieb zu mehr

Ihr werdet viele Stellen im Blog finden, an denen ich auf die psychologische Wirkung des Abhakens verwiesen habe. Das gilt auch, wenn man nur kleine Aufgaben abhakt und das Gefühl hat, vorwärtszukommen. In What motivates us more than most anything else? wird auf den Artikel The illusion of progress lights a fire verlinkt und dort heißt es:

[…] I just came across a fantastic study published in the Journal of Marketing Research which shows that we can be convinced to shift into a higher gear of work and spending, even when the perception of progress is a complete illusion. […]

Wenn euch also das Abhaken die Illusion vermittelt, euren Zielen näher zu kommen, dann bringt euch das in einen aktiveren Zustand und ihr erledigt anschließend vielleicht tatsächlich mehr. Es tut einfach gut zu sehen, dass etwas voran geht, auch wenn es nur kleine Dinge sind. Wenn man viele kleine Dinge erledigt hat (und dabei aktiv ist!), dann hilft das dabei Kraft dafür zu sammeln, auch größere Aufgaben – endlich – anzugehen.

Doch vielleicht weg vom psychologischen Teil wieder hin zum praktischen Teil, wo sich diese Erkenntnisse in meinem täglichen Umgang mit Aufgaben widerspiegeln. Ich habe übirgens nicht zuerst psychologische Studien gelesen und dann meine Regeln erfunden, sondern habe meine Regeln niedergeschrieben und dann nach Artikeln gesucht, die mein Gefühl bestätigen, dass diese Aufgabenregeln gut funktionieren.
Ich gehe regelmäßig über Aufgabenlisten und hake Aufgaben ab. Dann sammele ich verstreute unerledigte Aufgaben auf einer neuen Seite und hake sie auf den alten Seiten ab – auch das gibt schon ein gutes Gefühl, obwohl keine der Aufgaben erledigt ist!
Wann ist eine Aufgabe für mich „erledigt“ bzw. wird als erledigt gekennzeichnet? Da gibt es fünf Möglichkeiten:

  1. Die Aufgabe ist wirklich erledigt und sie soll nicht mehr in meinen Aufgabenlisten vorkommen
  2. Die Aufgabe ist teilweise erledigt oder unvollständig. Dann markiere ich sie als erledigt und trage mir eine neue Aufgabe ein, die die Restarbeiten beschreibt
  3. Jede Aufgabe kostet Zeit (da gibt es noch eine eigene Regel dazu). Daher reserviere ich mir für manche Aufgaben konkret Zeit im Kalender. Diese Zeit ist dann exakt für eine Aufgabe reserviert. Wenn die Aufgabe im Kalender steht, markiere ich sie in der Aufgabenliste als erledigt.
  4. Die Aufgabe ist obsolet geworden
  5. Die Aufgabe ist von einer Aufgabenliste in eine andere gewandert. Dann ist sie in der ersten Liste erledigt

Das mag alles etwas konstruiert klingen. Aber so gehe ich vor. Ich habe das nicht so geplant – es hat sich so ergeben. Und bei mir funktioniert es. In Aufgabenregel 3 wird es um Kleinstaufgaben gehen.

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In den Kommentaren zum Artikel Das Geheimnis der ToDo Liste hattet ihr mir eindeutig zu verstehen gegeben, dass ihr Interesse daran habt, dass ich analog zu den Notizbuchregeln auch meine persönlichen Aufgabenregeln veröffentliche. Ich habe mir über Ostern ein paar Gedanken gemacht. Mein Vorgehen war das gleiche wie bei den Notizbuchregeln: ich habe lediglich versucht aufzuschreiben, wie ich mit Aufgaben umgehe. Dabei ist eine gigantische Mindmap entstanden, die mich selbst überrascht hat. Anschließend habe ich versucht, die Notizen in 10 Regeln zu gruppieren und heute starte ich mit Aufgabenregel 1: Aufgabenlisten anlegen.
Der Begriff „Aufgabenregel“ gefällt mir nicht hundertprozentig, aber ich fand ihn passend zu „Notizbuchregel“. Mein Ziel ist es, dass ich hier in den kommenden Tagen die Regeln nach und nach beschreibe und anschließend eine Version 2 des E-Books erstelle. Ich habe den Eindruck, dass die Regeln nur als Ganzes einen Sinn ergeben. Und sie hängen mit den Notizbuchregeln und untereinander zusammen. Für mich sieht die Trennung meiner Vorgehensweise in Regeln teilweise fremd aus, weil ich sie nicht als einzelne Regeln wahrnehme – und dennoch spiegeln sie meine Vorgehensweise wider.

Regel 1: Aufgabenlisten anlegen

Hört sich als Regel erst einmal trivial an, ist es aber nicht. Viele Menschen machen sich über die Organisation ihrer Aufgaben keine Gedanken. Andere notieren sich manchmal einzelne Aufgaben auf losen Zetteln oder einer Tafel. Ich persönlich mag lieber Aufgabenlisten in einem Notizbuch. Zum einen haben lose Zettel den Nachteil, dass sie überall rumfliegen und man bei vielen Aufgaben schnell Chaos hat, zum zweiten fehlt einer großen Zettelwirtschaft die Ernsthaftigkeit.
Beim Notieren von Aufgabenlisten in einem Notizbuch nutze ich natürlich auch die Notizbuchregeln.
Die Länge der Liste spielt nicht wirklich eine Rolle. Aber in der Regel komme ich auf maximal 30 Einträge, meist auf deutlich weniger.

Normalerweise führe ich immer nur eine Liste, die ich regelmäßig aktualisiere (dazu in einer anderen Aufgabenregel mehr), und nur in seltenen Fällen habe ich mehrere Aufgabenlisten. Mehrere Listen machen Sinn, wenn man Aufgaben zu verschiedenen Themen sammeln möchte, die alle für sich genommen so umfangreich sind, dass sie eine einzige Liste unübersichtlich machen würden. Bei mir gibt es etwa eine Liste für Privates im privaten Notizbuch und eine für Geschäftliches im Büronotizbuch.

Manchmal führe ich eine Liste über mehrere Seiten: so notiere ich etwa auf einer Seite nach und nach Aufgaben. Wenn die Seite voll ist, gehe ich zur nächsten leeren Seite weiter und notiere dort. Das kann aber mehrere Seiten weiter sein, da sich auch andere Inhalte im Buch befinden. Wenn ich dann auf der ersten Aufgabenseite einen Teil der Aufgaben abgehakt habe und auch auf der zweiten, muss ich ab und an nach hinten blättern (s. auch Notizbuchregel zu den GTD Zeichen). Von Zeit zu Zeit fasse ich diese zersplitterten Listen zusammen (auch dazu später eine eigene Aufgabenregel).

Übrigens: keine Aufgabenliste ist keine Schande. Man sollte das Ganze nicht zu ernst nehmen; es muss Spaß machen und persönlichen Nutzen bringen. Manche Menschen brauchen auch gar keine Listen. Die Listen sollten kein Selbstzweck sein und man sollte sie nur nutzen, wenn man selbst merkt, dass es einem selbst etwas bringt. Ansonsten sind sie Zeitverschwendung (s. dazu auch Wann man keine ToDo Listen braucht).

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