In den Kommentaren zum Artikel Das Geheimnis der ToDo Liste hattet ihr mir eindeutig zu verstehen gegeben, dass ihr Interesse daran habt, dass ich analog zu den Notizbuchregeln auch meine persönlichen Aufgabenregeln veröffentliche. Ich habe mir über Ostern ein paar Gedanken gemacht. Mein Vorgehen war das gleiche wie bei den Notizbuchregeln: ich habe lediglich versucht aufzuschreiben, wie ich mit Aufgaben umgehe. Dabei ist eine gigantische Mindmap entstanden, die mich selbst überrascht hat. Anschließend habe ich versucht, die Notizen in 10 Regeln zu gruppieren und heute starte ich mit Aufgabenregel 1: Aufgabenlisten anlegen.
Der Begriff “Aufgabenregel” gefällt mir nicht hundertprozentig, aber ich fand ihn passend zu “Notizbuchregel”. Mein Ziel ist es, dass ich hier in den kommenden Tagen die Regeln nach und nach beschreibe und anschließend eine Version 2 des E-Books erstelle. Ich habe den Eindruck, dass die Regeln nur als Ganzes einen Sinn ergeben. Und sie hängen mit den Notizbuchregeln und untereinander zusammen. Für mich sieht die Trennung meiner Vorgehensweise in Regeln teilweise fremd aus, weil ich sie nicht als einzelne Regeln wahrnehme – und dennoch spiegeln sie meine Vorgehensweise wider.

Regel 1: Aufgabenlisten anlegen

Hört sich als Regel erst einmal trivial an, ist es aber nicht. Viele Menschen machen sich über die Organisation ihrer Aufgaben keine Gedanken. Andere notieren sich manchmal einzelne Aufgaben auf losen Zetteln oder einer Tafel. Ich persönlich mag lieber Aufgabenlisten in einem Notizbuch. Zum einen haben lose Zettel den Nachteil, dass sie überall rumfliegen und man bei vielen Aufgaben schnell Chaos hat, zum zweiten fehlt einer großen Zettelwirtschaft die Ernsthaftigkeit.
Beim Notieren von Aufgabenlisten in einem Notizbuch nutze ich natürlich auch die Notizbuchregeln.
Die Länge der Liste spielt nicht wirklich eine Rolle. Aber in der Regel komme ich auf maximal 30 Einträge, meist auf deutlich weniger.

Normalerweise führe ich immer nur eine Liste, die ich regelmäßig aktualisiere (dazu in einer anderen Aufgabenregel mehr), und nur in seltenen Fällen habe ich mehrere Aufgabenlisten. Mehrere Listen machen Sinn, wenn man Aufgaben zu verschiedenen Themen sammeln möchte, die alle für sich genommen so umfangreich sind, dass sie eine einzige Liste unübersichtlich machen würden. Bei mir gibt es etwa eine Liste für Privates im privaten Notizbuch und eine für Geschäftliches im Büronotizbuch.

Manchmal führe ich eine Liste über mehrere Seiten: so notiere ich etwa auf einer Seite nach und nach Aufgaben. Wenn die Seite voll ist, gehe ich zur nächsten leeren Seite weiter und notiere dort. Das kann aber mehrere Seiten weiter sein, da sich auch andere Inhalte im Buch befinden. Wenn ich dann auf der ersten Aufgabenseite einen Teil der Aufgaben abgehakt habe und auch auf der zweiten, muss ich ab und an nach hinten blättern (s. auch Notizbuchregel zu den GTD Zeichen). Von Zeit zu Zeit fasse ich diese zersplitterten Listen zusammen (auch dazu später eine eigene Aufgabenregel).

Übrigens: keine Aufgabenliste ist keine Schande. Man sollte das Ganze nicht zu ernst nehmen; es muss Spaß machen und persönlichen Nutzen bringen. Manche Menschen brauchen auch gar keine Listen. Die Listen sollten kein Selbstzweck sein und man sollte sie nur nutzen, wenn man selbst merkt, dass es einem selbst etwas bringt. Ansonsten sind sie Zeitverschwendung (s. dazu auch Wann man keine ToDo Listen braucht).

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4 Antworten
  1. “Die Listen sollten kein Selbstzweck sein und man sollte sie nur nutzen, wenn man selbst merkt, dass es einem selbst etwas bringt.”

    Diesen Ansatz finde ich hervorragend.

    Irgendwann merkt man, ob man für sich das beste System gefunden hat oder nicht. Das ganze dann nicht dogmatisch ansehen und alle sind glücklich! :-)

  2. Iris sagt:

    Eine grosse Liste für alle Aufgaben wird ja schnell unübersichtlich.

    Da ich mein Leben bekanntermassen mit dem Filofax organisere, habe ich auch meine Aufgaben darin: Dinge, die an einem bestimmten Tag erledigt werden müssen, kommen ins Kalendarium. Aufgaben, die in diesem Monat dran sind, aber noch keinen Termin haben, kommen auf eine Monatsliste. Man kann z. B. auch Monatslisten für das ganze Jahr (je 1-2 Monate) anlegen, auf denen man langfristige ToDos notiert.

    Eine andere Möglichkeit wäre es, gemäß der GTD-Methode, Aufgaben/Aktionen in je einer Liste zusammenzufassen, die “zu Hause”, “am Arbeitsplatz”, “in der Stadt”, “mit dem Auto”, “am Telefon”, “am PC”…. zu erledigen sind. Je nachdem, wo man sich befindet, kann man so immer ein paar Aufgaben “abarbeiten”.

  3. Christian sagt:

    @iris: danke für deine Anmerkung. Zu einigen der Themen in deinem Kommentar kommen auch noch “Folgeregeln” :-) Speziell dazu, dass Aufgabenerledigung Zeit kostet …

  4. Sabine sagt:

    @ Christian
    Aufgabenerledigung oder die Planung dafür ;)
    Eigentlich 20% Planung und 80% Aktion
    - zugegebenermaßen ists ei mir manchmal umgekehrt :)

    Danke für den Beitrag.

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