Nicht nur Aufgabenregel 5 kostet Zeit, nein auch Aufgaben zu erledigen kostet Zeit. Daher heute:

Aufgabenregel 6: Aufgaben kosten Zeit

Die beste Aufgabenliste nutzt nichts, wenn man nicht von Zeit zu Zeit auch mal eine Aufgabe erledigt. Das Erstellen einer Aufgabenliste ist dabei nur die halbe Miete: entscheidend ist das Reservieren von Zeit zum Erledigen von Aufgaben. Ein “wenn ich mal Zeit habe, schaue ich mir die Liste an” funktioniert meistens nicht. Ich reserviere mir deshalb für Aufgaben explizit Zeit im Kalender. Dabei besteht die kleinste Zeitspanne, die ich markiere, aus 30 min Blöcken. Kleinere Aufgaben erfasse ich nicht im Kalender (egal ob digital oder analog).

Diese Vorgehensweise hat viele Vorteile:

  • man macht sich damit bewusst, dass man Zeit braucht und wieviel
  • es wird klar, ob man überhaupt genug Zeit für die Aufgabe hat
  • es wird deutlich, wieviele Aufgaben man sich vornimmt
  • man überfordert und frustriert sich wahrscheinlich auch weniger
  • viele Menschen wissen bei einem Berg von Aufgaben meist nicht, wo sie anfangen sollen. Durch das explizite Aufschreiben im Kalender gibt man sich selbst die Abarbeitungsreihenfolge vor. Und selbst wenn man dann doch die ein oder andere Aufgabe noch einmal schiebt: in der Regel bringt man es nicht übers Herz, alle Aufgaben zu schieben – und schon sind wieder welche erledig.

Wenn man viele Kleinaufgaben mit 30 min Blöcken reserviert bietet sich tatsächlich an, einen digitalen Kalender zu führen – auch wenn das zu schreiben in diesem Blog schwer fällt :-) Der Grund liegt im einfachen verschieben kleiner Aufgaben und der besseren Übersichtlichkeit. Im Job habe ich natürlich einen digitalen Kalender, den ich mit anderen teile. Dort finden alle Aufgaben irgendwann einen Platz als Termin (nicht als Aufgabe!), damit ich die Zeit reserviert habe und auch andere sehen, dass ich da beschäftigt bin.

Das explizite Planen von Aufgaben entlastet tatsächlich auch mental, wie man in How can you stop worrying about that stuff you still need to finish? erfährt:

[...] Unfinished goals caused intrusive thoughts during an unrelated reading task [...] Allowing participants to formulate specific plans for their unfulfilled goals eliminated the various activation and interference effects. [...]

Heißt also: wenn ihr eure Aufgabenlisten erstellt und dann auch noch die Erledigung einplant (selbst wenn ihr die Aufgaben anschließend noch einmal verschiebt!), macht das den Kopf frei und ihr seid wieder entspannter. Siehe dazu auch Zeigarnik-Effekt (Wikipedia).

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3 Antworten
  1. Gerd sagt:

    Ich habe damit in meiner Arbeit ein echtes Problem. Ich habe einige konzeptionelle Aufgaben, die längere Planung erfordern bin auber gleichzeitig “auf Abruf”, denn wenn “von oben” etwas kommt ist es natürlich dringend und wichtig. Mails müssen sofort beantwortet werden und einen Blackberry gibts obendrein. Ich versuche krampfhaft, den Überblick zu behalten, weil so Standardregeln wie “feste Zeiten für Mailbeantwortung” einfach nicht machbar sind, da bekomme ich vorher einen Telefonanruf warum das denn so lange dauert. Resultat: konzeptionelle Arbeit wird unterbrochen und aufgeschoben und einfach nicht fertig…

  2. Regina sagt:

    Gerd, ich verstehe Dein Dilemma, ich war in der gleichen Lage, bis ich dann alle davon überzeugt hatte, das die konzeptionellen Sachen besser werden, wenn ich daran wirklich intensiv arbeiten kann. Die allermeisten Sachen, die sonst zwischendurch kommen, vertragen ein Zeitfenster von 2 Stunden – im Abstand von 2 Stunden schaue ich dann nach den E-Mails, und wenn es wirklich brennt, werde ich angerufen. Das klappt ganz gut und es sind tatsächlich alle etwas entspannter, nicht nur ich.

  3. Gerd sagt:

    Danke für den Hinweis, dass es auch umsetzbar ist. Ein wirklicher Motivationsschub :)

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