In Aufgabenregel 4 ging es um das Geheimhalten von Listen. Die Aufgabenregeln haben heute Halbzeit mit

Aufgabenregel 5: Aufgabenlisten von Zeit zu Zeit aufräumen

Da ich – wie in den vorigen Regeln erwähnt – auch triviale Dinge notiere, werden meine Listen immer sehr schnell lang und erstrecken sich über viele Seiten. Dabei sind Wiederholungen genauso wenig zu vermeiden wie Listen, in denen Aufgaben nur teilweise abgehakt sind. Daher ist es wichtig, dass man von Zeit zu Zeit seine Aufgabenlisten aufräumt.
Kurze Zwischenbemerkung: Wiederholungen in Listen sind übrigens kein Problem: erstens kann man später mehr abhaken (ok, leichter Selbstbetrug) und die Punkte erhalten durch ihre Wiederholung eine gewisse Dringlichkeit. Man sieht auch, was man besonders oft vor sich herschiebt (Anflug von Selbsterkenntnis).

Wie auch immer: Aufräumen von Listen ist notwendig. Dazu fängt man eine neue Liste an und trägt dort alle Aufgaben zusammen, die bis jetzt unerledigt geblieben sind. Dabei beginnt man mit den Aufgaben, die am weitesten in der Vergangenheit eingetragen wurden. Unmittelbar nach dem Übertragen der Aufgabe von der Vergangenheit in die Gegenwart hakt man die Aufgabe in der alten Liste ab. Obwohl man damit noch keinen Schritt weiter ist, hat man zwei Effekte: zum einen hat man durch das Abhaken das gute Gefühl, dass man was erledigt hat, zum zweiten ist die Aufgabe durch das erneute Niederschreiben wieder präsent.
Eine aufgeräumte Liste ist übersichtlich und vermittelt den Eindruck von Ordnung. Außerdem findet man Aufgaben auch schneller, weil man die unerledigten Aufgaben nicht durch Zurückblättern im Notizbuch suchen muss.
Übrigens ist das Neuanlegen von Aufgabenlisten auch notwendig, wenn man ein Notizbuch wechselt. Dann müssen die Aufgaben aus dem alten Buch auch in das neue Buch überführt werden.

Zum Thema Organisieren und indirekt auch zu Aufgabenlisten möchte ich heute auch noch den Artikel How can you stop worrying about that stuff you still need to finish? empfehlen. Die verknappte Zusammenfassung: wer sich organisiert hat den Kopf wieder frei für andere Dinge. Unerledigte Dinge, der Erledigung nicht eingeplant ist bzw. für deren Erledigung man noch keinen Plan hat, belasten das Denken. Ich folgere: Aufgabenlisten entlasten also das Gehirn. Jedenfalls habe ich schon oft diese Erfahrung gemacht.

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Wie in Aufgabenregel 1 angekündigt, folgt nun die zweite Aufgabenregel:

Aufgabenregel 2: Aufgaben erledigen

Auch das scheint auf den ersten Blick ein trivialer Tipp zu sein. Die Aufgabenregel ist aber nicht als Imperativ zu lesen, sondern als Beschreibung des Vorgangs, wie man mit Aufgaben umgeht. Notizbuchregel 3 zu den Erledigungszeichen zeigt euch, wie ich meine Aufgaben abhake. Ich verwende in der Regel ein „-“ (Minuszeichen) für unerledigte Aufgaben und mache daraus mit einem Strich ein „+“ (Pluszeichen) für erledigte Aufgaben.
Wenn ihr Aufgaben notiert, dann sind das ja meist Punkte, die ihr erledigen wollt. Manche Aufgaben erledigen sich von selbst, andere schiebt man ewig vor sich her, und wieder andere verweigern den Zustand des Erledigtseins. Ein guter Einstieg in die Spielarten des Erledigtseins bietet das Done Manifesto, das Tipps wie die folgenden enthält (freie Übersetzung, unvollständige Liste):

• Es gibt drei Zustände des Seins: Unbekannt, Aktion und Fertigstellung
• Akzeptiere, dass alles nur ein Entwurf ist; das hilft, die Dinge als ereldigt zu betrachten
• Es gibt keinen Editierzustand (Anmerkung: jeder Zustand ist irgendwie ein Zustand des Erledigtseins)
• Vermeide Prokrastionation. Wenn man länger als eine Woche mit der Umsetzung einer Idee wartet, sollte man sie aufgeben
• Wenn man Dinge erledigt, tut man dies nicht, um sie fertigzustellen, sondern um andere Dinge zu erledigen
• Vergiss Perfektion. Sie ist langweilig und hält einen davon ab, fertig zu werden
• Leute ohne schmutzige Hände machen was falsch. Etwas zu tun ist richtig
• Misserfolg gilt als erledigt. Macht Fehler!
• Zerstörung ist eine Variante von erledigt
• Etwas zu erledigen ist der Antrieb zu mehr

Ihr werdet viele Stellen im Blog finden, an denen ich auf die psychologische Wirkung des Abhakens verwiesen habe. Das gilt auch, wenn man nur kleine Aufgaben abhakt und das Gefühl hat, vorwärtszukommen. In What motivates us more than most anything else? wird auf den Artikel The illusion of progress lights a fire verlinkt und dort heißt es:

[…] I just came across a fantastic study published in the Journal of Marketing Research which shows that we can be convinced to shift into a higher gear of work and spending, even when the perception of progress is a complete illusion. […]

Wenn euch also das Abhaken die Illusion vermittelt, euren Zielen näher zu kommen, dann bringt euch das in einen aktiveren Zustand und ihr erledigt anschließend vielleicht tatsächlich mehr. Es tut einfach gut zu sehen, dass etwas voran geht, auch wenn es nur kleine Dinge sind. Wenn man viele kleine Dinge erledigt hat (und dabei aktiv ist!), dann hilft das dabei Kraft dafür zu sammeln, auch größere Aufgaben – endlich – anzugehen.

Doch vielleicht weg vom psychologischen Teil wieder hin zum praktischen Teil, wo sich diese Erkenntnisse in meinem täglichen Umgang mit Aufgaben widerspiegeln. Ich habe übirgens nicht zuerst psychologische Studien gelesen und dann meine Regeln erfunden, sondern habe meine Regeln niedergeschrieben und dann nach Artikeln gesucht, die mein Gefühl bestätigen, dass diese Aufgabenregeln gut funktionieren.
Ich gehe regelmäßig über Aufgabenlisten und hake Aufgaben ab. Dann sammele ich verstreute unerledigte Aufgaben auf einer neuen Seite und hake sie auf den alten Seiten ab – auch das gibt schon ein gutes Gefühl, obwohl keine der Aufgaben erledigt ist!
Wann ist eine Aufgabe für mich „erledigt“ bzw. wird als erledigt gekennzeichnet? Da gibt es fünf Möglichkeiten:

1. Die Aufgabe ist wirklich erledigt und sie soll nicht mehr in meinen Aufgabenlisten vorkommen
2. Die Aufgabe ist teilweise erledigt oder unvollständig. Dann markiere ich sie als erledigt und trage mir eine neue Aufgabe ein, die die Restarbeiten beschreibt
3. Jede Aufgabe kostet Zeit (da gibt es noch eine eigene Regel dazu). Daher reserviere ich mir für manche Aufgaben konkret Zeit im Kalender. Diese Zeit ist dann exakt für eine Aufgabe reserviert. Wenn die Aufgabe im Kalender steht, markiere ich sie in der Aufgabenliste als erledigt.
4. Die Aufgabe ist obsolet geworden
5. Die Aufgabe ist von einer Aufgabenliste in eine andere gewandert. Dann ist sie in der ersten Liste erledigt

Das mag alles etwas konstruiert klingen. Aber so gehe ich vor. Ich habe das nicht so geplant – es hat sich so ergeben. Und bei mir funktioniert es. In Aufgabenregel 3 wird es um Kleinstaufgaben gehen.

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