Der Artikel How to write a to-do list that won’t hurt your productivity stammt zwar aus dem Jahr 2014, enthält aber ein paar interessante Gedanken dazu, wann To-Do-Listen nichts bringen oder sogar schädlich sind. Die folgenden Punkte werden im Text als Probleme genannt, die ihr mit ToDo-Listen haben könntet:
- zum einen können große To-Do-Listen einen lähmen, weil die Anzahl der Aufgaben zu groß ist
- wenn die Aufgaben zu unscharf sind und Teile einer größeren Aufgabe sind, dann könnte es sein, dass man die große Aufgabe alleine durch das Aufschreiben als erledigt ansieht, und sich nicht mehr ausreichend wirklich darum kümmert. Dazu wird auch eine Studie zitiert und im Text heißt es:
Writing down many non-specific tasks on a to-do list acts as the perfect proxy to such fantasies. It allows you to fantasize about successfully completing hard tasks and gives you permission to mentally indulge in this thought. It is instant gratification, but you haven’t really accomplished anything.
- Wenn eure Liste nicht priorisiert ist, ihr also nicht vorher festlegt, was zuerst getan werden muss, dann müsst ihr euch ständig entscheiden. Das reduziert im Tagesverlauf generell eure Fähigkeiten, Entscheidungen zu treffen – und dann habt ihr keine Energie mehr die wirklich wichtigen Entscheidungen zu treffen
- wenn eure Aufgaben zu unkonkret formuliert sind, scheint das dazu zu führen, dass man sie weiter nach hinten schiebt.
Aus alle den Negativbeispielen werden dann Tipps für das Erstellen von To-Do-Listen bzw. Aufgaben gegeben, die im Prinzip die Umkehrungen der Punkte oben sind. Also: kurze Listen mit klarer Reihenfolge, konkrete Aufgaben (Action Items) beschreiben und immer nur eine Aufgabe nach der anderen angehen.
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