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(via mashable) – Häufig liest man in Ratgebern zur Selbstorganisation, dass man sich selbst Fristen zur Erledigung von Aufgaben setzen soll. Damit soll man eine Eigenverpflichtung für die Erledigung der eigenen Aufgabe eingehen und diese so eher erledigen. So soll die Prokrastination, das Aufschieben von Aufgaben, unterbunden werden. In der Studie Present-Bias, Procrastination and Deadlines in a Field Experiment glauben die verantwortlichen Wissenschaftler festgestellt zu haben, dass selbstgesetzte Fristen für die eigenen Aufgaben nicht wirken:

[…] Students display a strong demand for commitment in the form of self-imposed deadlines. However, deadlines appear not to increase task completion rates. Students who report themselves as being more disorganized delay task completion significantly more. […]

Studenten, die sich selbst als unorganisiert bezeichnen, schieben die eignen Fristen zur Erledigung von Aufgaben weiter in die Zukunft als andere. Eine anderes Papier Procrastination, Deadlines, and Performance: Self-Control by Precommitment stellte ähnliche Fragen:

[…] (a) Are people willing to self-impose meaningful (i.e., costly) deadlines to overcome procrastination? (b) Are self-imposed deadlines effective in improving task performance? (c) When self-imposing deadlines, do people set them optimally, for maximum performance enhancement? […]

Die Fragen a) und b) muss man laut Forschungen wohl mit „ja“, die Frage c) mit „nein“. Das Papier sagt nun, dass selbstgesetzte Fristen nicht wirken, wie die erste oben erwähnte Studie:

[…] People have self-control problems, they recognize them, and they try to control them by self-imposing costly deadlines. These deadlines help people control procrastination, but they are not as effective as some externally imposed deadlines in improving task performance. […]

Und es gibt einen Tipp, wie man Fristen setzt, die wirken: man muss jemand anderen in die Lage versetzen, einem Fristen zu setzen, denn im Gegensatz zu „selbstgesetzten Fristen“ sollen diese „extern gesetzten Fristen“ wirken.
Wenn ihr also das nächste Mal eine Aufgabe habt, die unbedingt erledigt werden muss und zu der ihr euch selbst zwingen wollt, dann sorgt dafür, dass jemand anderer dafür sorgt, dass ihr eure Fristen einhaltet: euer Chef, euren Freund, euren Liebsten, …

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In der karrierebibel erschien die Tage der Artikel Morgens früh: Wie Erfolgreiche in den Tag starten. Darin werden die typischen Merkmale erfolgreicher Menschen vorgestellt, die aus dem Artikel 12 Things Successful People Do In The First Hour Of The Workday zusammengefasst sind. Zu den typischen Dingen, die erfolgreiche Dinge morgens tun, gehört auch die Pflege von Aufgabenlisten:

[…] They check their to-do lists and calendars. You don’t want to overwhelm yourself first thing in the morning, but it’s important that you take a quick look at your to-do list and calendar to know what’s ahead. Missing any early meetings or deadlines would likely cause stress and could ruin your entire day.
They update their to-do lists and calendars. „Without a plan, you can’t spend your time wisely. But plans must be adaptable,“ Taylor says. Early in the day is the best time to update your schedule. […]

Ich gehe meine Aufgaben für den kommenden Tag meist am Abend vorher durch. Wie macht ihr das? Noch gar nicht? Vielleicht möchtet ihr euch durch meine Aufgabenregeln inspirieren lassen, die ihr auch E-Book findet. Und ihr könnt gleich heute Morgen mit der Umsetzung beginnen.

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Das Notizbuchblog E-Book ist ein Bestseller! Es wurde in den ersten vier Monaten schon deutlich mehr als 500 Mal verkauft. Eure Rückmeldungen dazu sind sehr positiv und ich habe auch schon einige Verbesserungsvorschläge bekommen. Vor einigen Tagen war es sogar auf Platz 1 der Bestseller Charts von amazon in der Kategorie „Haus&Haushalt“, wie ihr auf diesem Screenshot sehen könnt:

An dieser Stelle ein Dankeschön an alle meine Leser und die Käufer des E-Books, dass ihr durch den Kauf meine Arbeit unterstützt. Ich freue mich auch sehr über Rezensionen bei amazon oder Bewertungen bei neobooks zum E-Book.

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Im Artikel Make Your To-Do Lists More Effective With These 5 Simple Hacks finden sich einige Tipps, wie man seine Aufgabenlister effektiver machen kann. Grob lassen sich die Tipps so zusammenfassen:

  • Emotionen einsetzen – man könnte erwähnen, wie es einem geht, wenn man eine spezielle Aufgabe löst. Das motiviert vielleicht, sie eher zu erledigen
  • Belohnung mit Erledigung einer Aufgabe verknüpfen
  • Keine ungenauen Verben verwenden, sondern präzise beschreiben, was man tun will. Ein genaues Ziel macht die Hürde kleiner, einfach mal anzufangen
  • Abhängigkeiten herstellen – etwa wenn man zuerst viele kleine Aufgaben erledigt, die man für eine größere Aufgabe braucht; und natürlich: große Aufgaben in kleine zerlegen
  • Die „MVT“s identifizieren. MVT steht für Most-Valuable-Taks, also die „wertvollsten Aufgaben“. Das sind die Aufgaben, die dringend und wichtig sind. Etwa Dinge, die unbedingt jeden Tag erledigt werden müssen

Nette Liste mir ein paar interessanten weiterführenden Links, etwa wenn man dem Tag „to-do-list“ folgt.

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Lange musstet ihr warten, aber jetzt ist es soweit: das aktualisierte E-Book ist fertig. Seit der ersten Veröffentlichung dieses E-Books im August 2011, wurde das Buch bis Mai 2013 über 9000 Mal heruntergeladen, wie man an den Statistiken bei bit.ly sehen kann: https://bitly.com/nbbebook+. Während dieser Zeit habe ich einige Anregungen von Lesern erhalten und zusätzlich im Blog zehn „Aufgabenregeln“ ergänzt.

Auch wenn sich das Wort „Regel“ nach strikter Einhaltung anhört, ist es nicht so streng gemeint. Die „Regeln“ in diesem Buch sollen als Anregung dienen. Sie können einzeln oder zusammen angewandt werden. Es soll keine dogmatische Auflistung von zu befolgenden Anweisungen sein, sondern ein Baukasten, aus dem sich jeder nehmen kann, was er möchte und was er gebrauchen kann. Die Aufgabenregeln sind wie die Notizbuchregeln aus meiner täglichen Arbeit mit Notizbüchern abgeleitet. Sie erheben also weder den Anspruch auf Wissenschaftlichkeit noch auf Vollständigkeit. Jeder darf sich die Regel aussuchen, die ihm nützlich erscheint und ihm den täglichen Umgang mit Aufgaben erleichtert.

Ich bin kein ausgesprochener Freund von Listen wie Umberto Eco, der in einem Spiegel Interview meinte „We like lists because we don’t want to die“. Aber ich nutze sie, wenn sie Sinn machen. Alle zu erledigenden Aufgaben sammele ich in Listen. Aus der Art und Weise, wie ich mit diesen Listen arbeite, sind die Aufgabenregeln abgeleitet, die Version 2.0 des E-Books erweitern. In der Version 2.0 wurden zudem einige Erweiterungen in den Kapiteln zu den Notizbuchregeln vorgenommen, sowie Fehler korrigiert. Zudem wurden viele Fußnoten mit weiterführenden Links ergänzt. Zudem habe ich jedes Kapitel mit einem Link zur Onlineversion versehen. Dort finden sich manchmal Bilder oder Kommentare sowie ähnliche Artikel.

Entgegen der letzten Version habe ich beschlossen, diese Version kostenpflichtig zu machen und für 1,49 EUR zu verkaufen. Als Online-Plattform habe ich dazu neobooks gewählt. Die Wahl fiel auf neobooks, weil die Möglichkeiten dort am größten sind. Interessante Infos zu Publishing Plattformen findet ihr im Artikel Wer verteilt mein eBook? Die wichtigsten Self-Publishing-Anbieter im Vergleich bzw. in der Google Tabelle Distributoren.

Der Link zum Notizbuchblog-E-Book bei Neobooks ist 25 Notizbuchregeln – Notizbücher einfach nutzen. Ihr könnt das Buch dort als epub oder als PDF kaufen. Danke, dass ihr mich mit dem Kauf unterstützt und meine Arbeit wertschätzt.
In den nächsten Tagen wird das E-Book über Neobooks auch bei amazon (für den Kindle), bei Apple iTunes, bei Thalia, bei Hugendubel und mehr als 20 anderen Shops auftauchen, die E-Books verkaufen. Ich werde berichten.

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Heute folgt die zehnte und letzte Aufgabenregel. Wie in Aufgabenregel 1 erwähnt, basieren meine Aufgabenregeln nicht auf einer theoretischen Herleitung, sondern sind der Versuch, meinen persönlichen Umgang mit Aufgaben auf eine passende Art in Regeln zu fassen. Ihr hattet den Wunsch in den Kommentaren zum Artikel Das Geheimnis der ToDo Liste geäußert und mit der heutigen Regel findet die Erfüllung eures Wunsches den Abschluss. Nummer 9 handelte von Übertreibung und Nummer 10 tut es auch:

Aufgabenregel 10: Gruppierung von Aufgaben nicht übertreiben

Um es ganz knapp zu halten: Ich gruppiere Aufgaben nie. Wenn ich in einem thematisch begrenzten Termin sitze und mir Notizen mache (und darin auch Aufgaben notiere), sind die natürlich direkt thematisch sortiert. Für all die anderen Aufgaben, die so im Laufe des Tages auftauchen, führe ich eine ungruppierte Liste. Warum ich nie gruppiert habe? Ich habe es nie vermisst und wüsste auch nicht, welchen Vorteil es mir bringen sollte. Das Gruppieren während des Erfassens kostet vielZeit und meist hat man dann mehr Zeit mit der Gruppierung verbracht, als mit dem Notieren und der Erledigung an sich.

Ich notiere meine Aufgaben fortlaufend untereinander versuche dann eher beim Pflegen der Listen oder beim Abarbeiten zu schauen, was ich zusammenfassen bzw. gruppieren kann. Das ergibt sich oder eben nicht.

Vielleicht fragt ihr euch nach all den Aufgabenregeln, was daran jetzt spektakülär ist. Antwort: nichts. Für mich funktionieren sie ganz vorzüglich und ich hoffe, ich konnte euch damit ein paar Anregungen für den eigenen Umgang mit Aufgaben geben. Ich bin kein ausgesprochener Listenfreund, aber ich nutze sie, wenn es Sinn macht.
Im Gegensatz zu Umberto Eco, der in einem Spiegel Interview meinte We like lists because we don’t want to die.

In diesem Sinne, viel Spaß mit euren Aufgabenlisten!

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Anfang Juli – und ich wollte bis heute längst mit den Aufgabenregeln durch sein. Nun ja, wie besagt Aufgabenregel 7: Aufschieben ist keine Schande. Nach Aufgabenregel 8: Aufgabenliste regelmäßig anschauen heute nun

Aufgabenregel 9: Priorisierung von Aufgaben nicht übertreiben

Viele Leute sagen sich, sie konnten eine Aufgabe nicht erledigen, weil sie keine Zeit hatten. Besonders organisatorisch geschulte Zeitgenossen entgegnen dann meist: das ist keine Frage der Zeit, sondern der Priorisierung. So einfach ist das Leben nicht – ich rede aus Erfahrung. Natürlich priorisiert man implizit, wenn man eine Sache vor einer anderen erledigt, aber manchmal wäre es einem doch lieber mehr Zeit zu haben, um auch mehr zu tun.
Und überhaupt: Priorisierung birgt auch Fallen. Man kann sich mit dem Priorisieren verzetteln. Dann hat man so viele Aufgaben die wichtig sind, dass man nicht weiß, wo man anfangen soll. Vielleicht sehen die Aufgaben auch einfach alle nur gleich wichtig aus, aber da hilft auch alle Priorisierungstheorie (Wikipedia) nichts: die Aufgaben wollen erledigt werden.
Oft ergibt sich die Priorisierung von selbst, besonders, wenn man das Augenmerkt auf die ABC Regel (Wikipedia) legt: die Dringlichkeit wichtiger Aufgaben leitet einen unmittelbar in der Abarbeitungsreihenfolge.

Die wenigsten Menschen abstrahieren ausreichend für eine gute Priorisierung und lassen sich in erster Linie vom Gefühl leiten. Man sollte nicht frustriert sein, wenn man mal nicht richtig priorisiert. Ich bin der Meinung: lieber ein paar unwichtige Aufgaben bzw. falsch priorisierte Aufgaben erledigen als gar keine. Denn das Tun bringt – wie schon oft erwähnt – ein gutes Gefühl; man ist „in Bewegung“ und es passiert was. Das gibt dann wieder Anschub.

Besonders hemmend ist das Priorisieren beim Erfassen vom Aufgaben. Ich bin mir sicher, dass das die meisten Menschen überfordert und dass das die Gefahr birgt, dass sie dann das Notieren ganz lassen. Wenn man Probleme mit dem Priorisieren hat, hilft vielleicht Aufgabenregel 6: Aufgaben kosten Zeit. Wenn man sich für die Aufgaben gleich einen Erledigungstermin im Kalender einträgt, ergeben sich die Prioritäten aus den Kalendereinträgen.

Und wenn ihr denkt, dass dieses ganze Priorisieren nie richtig gelingt, dann weft einen Blick in das The Expert Enough Manifesto.

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Die Aufgabenregel 7: Aufschieben ist keine Schande war mal wieder ein sehr beliebter Artikel. Heute folgt die drittletzte Regel, die da heißt:

Aufgabenregel 8: Aufgabenliste regelmäßig anschauen

Klar, sagt ihr jetzt. Aber so klar ist das nicht. Wenn man eine Aufgabenliste startet, ist man meist voller Enthusiasmus und füllt nicht nur eine sondern gleich mehrere Seiten und Listen. Dann fängt man an abzuhaken und die Liste beginnt zu leben. Ein paar Aufgaben werden abgehakt, neue kommen hinzu. Irgendwann verschwinden einzelne Aufgaben in den Tiefen des Notizbuchs. Deshalb ist es wichtig, dass man sich alle Aufgabenlisten regelmäßig anschaut.

Beim Drüberschauen sollte zusammengefasst und rausgestrichen werden. Eine oder zwei unerledigte Aufgaben in alten Listen, bei denen alle anderen Aufgaben erledigt sind, sollten auch als erledigt gekennzeichnet werden und in eine neue Liste als unerledigt übertragen werden. Anschließend hat man keine fragmentierten Listen mehr und alle noch offenen Augaben, die einzeln in alten Listen standen, sind in einer neuen Liste zusammengefasst (s. dazu auch Aufgabenregel 2: Aufgaben erledigen und Aufgabenregel 5: Aufgabenlisten aufräumen).

Besonders motivierend sind alte Listen, in denen man plötzlich eine Menge Aufgaben abhaken kann, weil sie einfach schon erledigt sind. Das passiert häufig, wenn man Aufgaben in mehreren Listen hatte und nach der Erledigung die Aufgabe in nur einer der Listen abgehakt hat. Obwohl man weiß, dass man sie schon mal abgehakt hatte, erzeugt das erneute Als-erledigt-kennzeichnen ein kleines Hochgefühl. Probiert es aus!

Zuguterletzt hilft das regelmäßige Durchforsten von Listen dabei, sich unerledigte Aufgaben wieder in Erinnerung zu rufen. Sie sind wieder präsenter und man merkt sie sich besser. Ich habe mir angewöhnt, mindestens einmal pro Woche meine Aufgabenlisten gezielt anzuschauen. V.a. im Job sammeln sich in der Woche viele kleine Aufgaben und dann kann ich am Ende der Woche wenigstens ein paar davon erledigen oder einplanen.

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Kategorie: Allgemein  Tags:  Ein Kommentar

Aufgabenregel 6: Aufgaben kosten Zeit und die hat man nicht immer im Übermaß. Nicht nur deswegen gibt es heute

Aufgabenregel 7: Aufschieben ist keine Schande

Wikipedia widmet dem Aufschieben (auch Prokrastination genannt) einen ganzen Artikel und jeder von euch kennt das: man hat viele Aufgaben auf seiner Aufgabenliste und dann werden sie nicht umgesetzt. Das kann viele Gründe haben:

  • man hat keine Zeit, die Aufgaben zu erledigen (manche sagen dann auch, man setzt die Prioritäten falsch, aber das ist in meinen Augen nicht immer richtig)
  • man kann die Aufgabe erst erledigen, wenn eine Bedingung erfüllt ist, d.h. man kann mit der Erledigung gar nicht loslegen
  • man hat schlicht und ergreifend keine Lust, die Aufgaben zu erledigen – oftmals bedingt durch einen gewissen Mangel an Selbstdisziplin

Dass man die Dinge auch ohne Selbstdisziplin geregelt kriegt beschwört das Buch Dinge geregelt kriegen – ohne einen Funken Selbstdisziplin (Werbelink) der beiden namhaften Autoren Kathrin Passig und Sascha Lobo. Ich habe das Buch gelesen und war nicht wirklich begeistert, da ich die Aussage nicht ganz glaube. Vielleicht kriegt man Dinge geregelt, aber richtig viel erreichen kann man ohne Selbstdisziplin nicht. Aber dazu ein anderes Mal mehr.
Viel wichtiger ist, dass ihr nicht demotiviert seid, wenn ihr mal Aufgaben verschiebt. Aufschieben ist menschlich. Wer aufschiebt ist nicht schlechter als andere und sollte sich keine Vorwürfe machen. Sonst türmen sich Aufgabenlisten wie kühne Steintürmchen, die einen bald zu erschlagen drohen.

Vergesst allerdings bei aller Entspanntheit im Umgang mit Aufgaben nicht, wenigstens ab und an eine zu erledigen. Sonst nutzt euch die beste Liste nichts.

Übrigens: Manchmal hilft es, sich selber Termine zur Erledigung zu setzen – dazu gibt auch Aufgabenregel 6: Aufgaben kosten Zeit einige Hinweise.

Zum Abschluss: wenn euch doch mal die Zeit wegläuft oder ihr definitiv Aufgaben habt, die ihr nie erledigen wollt, könnt ihr auch „Don’t do“-Listen anlegen, also Nichtaufgabenlisten. In The To-Don’t List: Things you will NOT Do schreibt der Autor über diese Listen:

[…] A to-don’t list is a quick way to bring order to your life. Stop wasting time with a million projects all at once. […] The to-don’t list gives you the power to focus. It’s spring cleaning for the mind. It allows you to focus on what’s useful; what you care about at your core. We spend so much time adding and organizing things to our to-do lists, but we are already doing enough. It’s time to do less, not more.[…]

Wenn ihr also mal was aufschiebt, was dann tatsächlich nie erledigt wird, auch nicht schlimm. Aber lasst nicht alles liegen.

Und aktuell: in der Karrierebibel gab es vor wenigen Tagen den Artikel Prokrastination ade – Die besten Profi-Tipps gegen die Aufschieberitis, der perfekt zum Thema „Aufschieben“ passt.

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Nicht nur Aufgabenregel 5 kostet Zeit, nein auch Aufgaben zu erledigen kostet Zeit. Daher heute:

Aufgabenregel 6: Aufgaben kosten Zeit

Die beste Aufgabenliste nutzt nichts, wenn man nicht von Zeit zu Zeit auch mal eine Aufgabe erledigt. Das Erstellen einer Aufgabenliste ist dabei nur die halbe Miete: entscheidend ist das Reservieren von Zeit zum Erledigen von Aufgaben. Ein „wenn ich mal Zeit habe, schaue ich mir die Liste an“ funktioniert meistens nicht. Ich reserviere mir deshalb für Aufgaben explizit Zeit im Kalender. Dabei besteht die kleinste Zeitspanne, die ich markiere, aus 30 min Blöcken. Kleinere Aufgaben erfasse ich nicht im Kalender (egal ob digital oder analog).

Diese Vorgehensweise hat viele Vorteile:

  • man macht sich damit bewusst, dass man Zeit braucht und wieviel
  • es wird klar, ob man überhaupt genug Zeit für die Aufgabe hat
  • es wird deutlich, wieviele Aufgaben man sich vornimmt
  • man überfordert und frustriert sich wahrscheinlich auch weniger
  • viele Menschen wissen bei einem Berg von Aufgaben meist nicht, wo sie anfangen sollen. Durch das explizite Aufschreiben im Kalender gibt man sich selbst die Abarbeitungsreihenfolge vor. Und selbst wenn man dann doch die ein oder andere Aufgabe noch einmal schiebt: in der Regel bringt man es nicht übers Herz, alle Aufgaben zu schieben – und schon sind wieder welche erledig.

Wenn man viele Kleinaufgaben mit 30 min Blöcken reserviert bietet sich tatsächlich an, einen digitalen Kalender zu führen – auch wenn das zu schreiben in diesem Blog schwer fällt 🙂 Der Grund liegt im einfachen verschieben kleiner Aufgaben und der besseren Übersichtlichkeit. Im Job habe ich natürlich einen digitalen Kalender, den ich mit anderen teile. Dort finden alle Aufgaben irgendwann einen Platz als Termin (nicht als Aufgabe!), damit ich die Zeit reserviert habe und auch andere sehen, dass ich da beschäftigt bin.

Das explizite Planen von Aufgaben entlastet tatsächlich auch mental, wie man in How can you stop worrying about that stuff you still need to finish? erfährt:

[…] Unfinished goals caused intrusive thoughts during an unrelated reading task […] Allowing participants to formulate specific plans for their unfulfilled goals eliminated the various activation and interference effects. […]

Heißt also: wenn ihr eure Aufgabenlisten erstellt und dann auch noch die Erledigung einplant (selbst wenn ihr die Aufgaben anschließend noch einmal verschiebt!), macht das den Kopf frei und ihr seid wieder entspannter. Siehe dazu auch Zeigarnik-Effekt (Wikipedia).

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