Tag-Archiv für » Aufgabenliste «

Erstmal frohes neues Jahr euch allen! Ich hoffe, ihr seid gut in das Jahr 2021 gestartet. Es ist mal wieder Zeit für gute Vorsätze, auch wenn ich der Meinung bin, gute Vorsätze kann man das ganze Jahr über haben und auch immer sofort damit anfangen, sie umzusetzen. Neulich habe ich irgendwo einen Hinweis auf To-Do-Listen gelesen, in denen man Dinge notiert, die man nicht mehr tun möchte, also eine Not-To-Do-Liste – ich kann aber die Quelle nicht mehr finden. Vielleicht war es auch hier im Blog: 2013 hatte ich im Blog einen kurzen Hinweis auf Stop-Doing-Listen gegeben. Sind diese Liste vielleicht ein Weg, sich die guten Vorsätze zu merken, die das Abgewöhnen einer schlechten Angewohnheit beschreiben? Also sowas wie: „Weniger Alkohol trinken“ würde auf der Not-To-Do Liste „Alkohol trinken“.

Ich denke, man sollte sich die Vorsätze und generell To-Dos so notieren, dass sie in eine Liste passen, also entweder To-Do oder Not-To-Do. Viel wichtiger finde ich aber, dass die Aufgaben, mit denen man sich eine Verhaltensänderung antrainieren möchte, jeden Tag in der Liste auftauchen. Nur dann kann man durch tägliches Abhaken ein Fortschrittsgefühl erzeugen, also ein Erfolgserlebnis.

Ich frage mich, ob die positive oder negative Formulierung einer Aufgabe generell einen psychologischen Effekt hat, einfach schon durch die Nutzung positiver oder negativer Sprache?

Wie auch immer: nehmt euch nicht zu viel auf einmal vor. Startet lieber mit einem guten Vorsatz und fokussiert auf diesen, bis euch die Verhaltensänderung zur Gewohnheit geworden ist. Nehmt euch dann erst den nächsten Vorsatz vor. Erfahrungsgemäß überfordert man sich selbst, wenn man zu viele Dinge gleichzeitig in Angriff nimmt.

Photo by Eric Rothermel on Unsplash
 

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Neulich durfte ich Moritz kennenlernen, der gerade auch ein Buch (Werbelink) geschrieben hat. Er plant zur Zeit zusammen mit X17 eine Kickstarter Kampagne, um ein spezielles Notizbuch zur Selbstorganisation zu finanzieren: das Flowbook.

Ich darf noch nicht zu viel verraten, aber so viel sei gesagt: mit dem Buch könnt ihr eure täglichen Aufgaben planen und es hilft euch gleichzeitig eure Lebensziele im Auge zu behalten. Dazu soll es bestimmte Einlagen geben.

Sobald die Kampagne online ist, werde ich natürlich berichten.

Hier vorab ein paar Fotos, die Moritz mir freundlicherweise zur Verfügung gestellt hat.

(C) mit freundlicher Genehmigung Moritz Gomm
(C) mit freundlicher Genehmigung Moritz Gomm

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Die Tage bin ich auf die App „gone“ gestoßen. Es handelt sich um eine ToDo-Listen App, wie man sie zur genüge kennt. Das Besondere bei dieser App ist aber, dass nicht erledigte Aufgaben nach 24 Stunden automatisch verschwinden.

Interessante Idee, aber ich weiß nicht recht, was ich damit machen soll. Natürlich kann man seine Aufgaben aufschieben und dann an einem anderen Tag erledigen – warum sollten sie gelöscht werden? Na wenigstens ist man damit nicht gestresst, wenn man eine große Aufgabenliste hat, die nicht kleiner wird …

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To-Do-Listen bzw. Aufgabenlisten machen unter Umständen und bei richtiger Anwendung produktiver. Bei t3n bin ich auf einen Artikel im Harvard Business Review aufmerksam geworden: What Makes Some People More Productive Than Others.
Die Forscher haben Menschen befragt, die sich aus den Lesern des Magazins rekrutiert haben und die sich selbst als produktiv bezeichnet haben. Von daher hat die Studie meiner Meinung nach etwas Schieflage. Aber sie hatte eine Erkenntnisse, die einleuchten:

  1. Mehr arbeiten bedeutet nicht unbedingt, dass man produkiver ist
  2. Alter und Erfahrung scheinen oft mit mehr Produktivität einherzugehen
  3. Männer und Frauen sind ähnlich produktiv, wenn auch mit verschiedenen Methoden

Was die Ergebnisse besonders interessant macht: viele produktivitätsfördernde Maßnahmen werden häufig in Zusammenhang mit Notizbüchern, Planungssystemen und bestimmten Vorgehensweisen mit To-Do-Listen und Kalendern genannt:

[…] First, plan your work based on your top priorities, and then act with a definite objective.

  • Revise your daily schedule the night before to emphasize your priorities. Next to each appointment on your calendar, jot down your objectives for it.
  • Before writing anything of length, compose an outline with a logical order to help you stay on track.

Make daily processes, like getting dressed or eating breakfast, into routines so you don’t spend time thinking about them.

  • Break large projects into pieces and reward yourself for completing each piece.

[…]

Viel Spaß beim Produktiverwerden!

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In This 100-Year-Old To-Do List Hack Still Works Like A Charm las ich von Ivy Lee und seiner Methode mit Aufgabenlisten (ToDo-Listen) umzugehen. Der Geschichte nach hat er sie erfolgreich eingesetzt, um die Führungskräfte einer amerikanischen Firma im Jahr 1918 deutlich effizienter zu machen. Als er gefragt wurde, ob er die Leute effizienter machen könne, sagte er, er wolle nur 15 min mit jeder Führungskraft reden. Zurückgefragt, was das die Firma koste, antwortete er angeblich: erst einmal nichts. Aber wenn es funktioniert, überweist mir den Betrag, den es euch wert war. Er bekam am Ende ziemlich viel Geld dafür überwiesen, dass er den Leuten diese einfache Methode beibrachte:

[…]

  1. At the end of each workday, write down the six most important things you need to accomplish tomorrow. Do not write down more than six tasks.
  2. Prioritize those six items in order of their true importance.
  3. When you arrive tomorrow, concentrate only on the first task. Work until the first task is finished before moving on to the second task.
  4. Approach the rest of your list in the same fashion. At the end of the day, move any unfinished items to a new list of six tasks for the following day.
  5. Repeat this process every working day.

[…]

Vielleicht könnt ihr davon auch was in eurer eigenen Methode zur Selbstorganisation verwenden. Die Methode kennt man ja mittlerweile in vielen Varianten. Dass Sie von Ivy Lee stammt, wusste ich allerdings auch nicht,

ivy_lee_method

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Der Autor des Artikels List und Tücke schildert darin seine Erlebnisse mit ToDo-Listen. So richtig begeistert scheint er nicht zu sein. Er zweifelt dann aber nicht nur an dem Prinzip der Aufgabenlisten, sondern auch an seiner Selbstdisziplin und der Gesellschaft als solcher. Interessanter Artikel, aber nach der Lektüre glaube ich, dass es auch noch an anderen Dingen liegen muss, ob einem eine ToDo-Liste als Werkzeug der Selbstorganisation funktioniert oder nicht. Aber lest selbst …

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Gleich vorweg: nein. Meiner Meinung nach. Es ist wie mit allem: die Dosis macht das Gift. Von daher fand ich den Titel des Artikels Zeitmanagement: 6 Gründe, warum die To-do-Liste krank macht schon sehr reißerisch. Der Autor beschreibt darin wie einen Aufgabenlisten negativ beeinflussen können und gibt Tipps, wie man sie effektiv nutzt. Von „Krank machen“ also keine Spur. Hier die sechs Gründe:

[…]
1. Ihre To-do-Liste verwirrt Sie
2. Ihre To-do-Liste überfordert Sie
3. Ihre To-do-Liste deprimiert Sie
4. Ihre To-do-Liste kostet Zeit
5. Ihre To-do-Liste hilft Ihnen nicht
6. Ihre To-do-Liste setzt Sie unter Druck
[…]

Wie man die Klippen umschifft, findet ihr im Artikel in der Karrierebibel.


Bild: “Zu tun” Aufgabenlistennotizbuch von Roterfaden

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Mitte Juli war ich mit Sven von kissbiz in einem Karlsruher Biergarten zu Mittag essen. Sven ist aus Karlsruhe und hat mir seine neue Notizbuchreihe kissbiz vorgestellt, die sich speziell an Notizbuchnutzer wendet, die sich mit ihrem Notizbuch selbst organisieren, etwa Aufgaben verwalten und Notizen machen. Dabei hat er mir auch zwei Exemplare seiner neuen Reihe überreicht, die ich euch heute vorstellen möchte.
Die beiden Bücher kommen in Schwarz bzw. Grau, wobei Kapitalband, Lesezeichen und Haltegummi in Orange gehalten sind. Sie sind beide ca. A5 groß und haben einen schwarzen Leineneinband und einen grauen lederartigen Einband. Das Papier ist weiß und ebenfalls orange bedruckt. Die Ecken der Bücher sind abgerundet. Jedem Exemplar liegen zwei kleine Hefte bei: eines erklärt die Philosophie der Bücher und ihre Benutzung. Das andere ist ein Einlegekalender, den man in die Froschtasche stecken und dann bei geschlossenen Buch ausgeklappt rausragen lassen kann, ohne dass er verrutscht.

Innen ist das Buch auf jeder Doppelseite gleich strukturiert. Auf der Linken Seite lassen sich Aufgabenlisten verwalten und die eigenen „ToDos“ organisieren. Dazu kann man die Aufgaben mit einer Priorität A-D versehen, kurz beschreiben, mit Uhrzeiten/Datum annotieren und ggf. auch Personenkürzel für die Delegation oder Beteiligung an der Aufgabe eintragen. Auf der rechten Seite befindet sich eine punktkarierte Seite für Notizen und Skizzen und in der rechten unteren Ecke gibt es noch eine runde Aussparung für die wichtigste Anmerkung der Seite. Es gibt keine Seitenzahlen, aber dafür kann man jeweils in der rechten oberen Ecke das Datum eintragen.

Im kissbiz Shop findet ihr das Buch für unter 15 EUR in drei Einbandvarianten. Auf der kissbiz Homepage findet ihr viele weiterführende Informationen zum System, das hinter den Büchern steckt. Ansonsten möchte ich gerne meine beiden Rezensionsexemplare an euch verlosen:

  • Die Verlosung startet 22. September 2014 und endet am 25. September 2014 um 18 h
  • Wer teilnehmen möchte, muss hier einen Kommentar mit einer gültigen E-Mail Adresse hinterlassen (wird nicht angezeigt und nur für die Verlosung verwendet)
  • Am Ende werden alle Kommentare durchnummeriert und die Gewinner per Zufallsgenerator ermittelt
  • Ich schreibe die Gewinner dann an und erfrage die Postanschrift
  • Der Rechtsweg ist ausgeschlossen

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In Aufgaben organisieren mit dem ToDo Book hatte ich euch ein spezielles Notizbuch zum Führen von Aufgabenlisten vorgestellt und zwei der Bücher an euch verlost. Das ist nun bald zwei Monate her, aber durch meine lange Blogpause ist das einfach liegengeblieben. Nun habe ich die Gewinner ermittelt: Stefanie und geisswolf. Glückwunsch an die Gewinner!

Morgen und den Montag darauf wird es neue Verlosungen geben und ich schaue, dass es die nächsten Wochen jede Woche eine neue Verlosung gibt, damit all meine Rezensionsexemplare auch in das Notizbuchuniversum gelangen.

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In der Karrierebibel las ich Macht der Gewohnheit: 10 Routinen, die Sie voranbringen. Gleich auf Platz 1 der 10 Routinen, die einen voranbringen, steht das Notieren!

[…] Regelmäßige Notizen – Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Gedanken, Ideen, Fragen und wichtige Informationen aufzuschreiben. Umfangreiche Notizen sind kein Zeichen von Vergesslichkeit sondern helfen Ihnen dabei, Ihre Kreativität zu entwickeln und wichtige Informationen im Blick zu behalten. Und oft bringt der Vorgang des Aufschreibens einen wichtigen Prozess oder die Weiterentwicklung einer Idee in Gang. […]

Auch die anderen 10 Punkte sind eine gute Inspiration, wie immer bei der Karrierebibel.

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