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To-Do-Listen bzw. Aufgabenlisten machen unter Umständen und bei richtiger Anwendung produktiver. Bei t3n bin ich auf einen Artikel im Harvard Business Review aufmerksam geworden: What Makes Some People More Productive Than Others.
Die Forscher haben Menschen befragt, die sich aus den Lesern des Magazins rekrutiert haben und die sich selbst als produktiv bezeichnet haben. Von daher hat die Studie meiner Meinung nach etwas Schieflage. Aber sie hatte eine Erkenntnisse, die einleuchten:

  1. Mehr arbeiten bedeutet nicht unbedingt, dass man produkiver ist
  2. Alter und Erfahrung scheinen oft mit mehr Produktivität einherzugehen
  3. Männer und Frauen sind ähnlich produktiv, wenn auch mit verschiedenen Methoden

Was die Ergebnisse besonders interessant macht: viele produktivitätsfördernde Maßnahmen werden häufig in Zusammenhang mit Notizbüchern, Planungssystemen und bestimmten Vorgehensweisen mit To-Do-Listen und Kalendern genannt:

[…] First, plan your work based on your top priorities, and then act with a definite objective.

  • Revise your daily schedule the night before to emphasize your priorities. Next to each appointment on your calendar, jot down your objectives for it.
  • Before writing anything of length, compose an outline with a logical order to help you stay on track.

Make daily processes, like getting dressed or eating breakfast, into routines so you don’t spend time thinking about them.

  • Break large projects into pieces and reward yourself for completing each piece.

[…]

Viel Spaß beim Produktiverwerden!

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In This 100-Year-Old To-Do List Hack Still Works Like A Charm las ich von Ivy Lee und seiner Methode mit Aufgabenlisten (ToDo-Listen) umzugehen. Der Geschichte nach hat er sie erfolgreich eingesetzt, um die Führungskräfte einer amerikanischen Firma im Jahr 1918 deutlich effizienter zu machen. Als er gefragt wurde, ob er die Leute effizienter machen könne, sagte er, er wolle nur 15 min mit jeder Führungskraft reden. Zurückgefragt, was das die Firma koste, antwortete er angeblich: erst einmal nichts. Aber wenn es funktioniert, überweist mir den Betrag, den es euch wert war. Er bekam am Ende ziemlich viel Geld dafür überwiesen, dass er den Leuten diese einfache Methode beibrachte:

[…]

  1. At the end of each workday, write down the six most important things you need to accomplish tomorrow. Do not write down more than six tasks.
  2. Prioritize those six items in order of their true importance.
  3. When you arrive tomorrow, concentrate only on the first task. Work until the first task is finished before moving on to the second task.
  4. Approach the rest of your list in the same fashion. At the end of the day, move any unfinished items to a new list of six tasks for the following day.
  5. Repeat this process every working day.

[…]

Vielleicht könnt ihr davon auch was in eurer eigenen Methode zur Selbstorganisation verwenden. Die Methode kennt man ja mittlerweile in vielen Varianten. Dass Sie von Ivy Lee stammt, wusste ich allerdings auch nicht,

ivy_lee_method

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Der Autor des Artikels List und Tücke schildert darin seine Erlebnisse mit ToDo-Listen. So richtig begeistert scheint er nicht zu sein. Er zweifelt dann aber nicht nur an dem Prinzip der Aufgabenlisten, sondern auch an seiner Selbstdisziplin und der Gesellschaft als solcher. Interessanter Artikel, aber nach der Lektüre glaube ich, dass es auch noch an anderen Dingen liegen muss, ob einem eine ToDo-Liste als Werkzeug der Selbstorganisation funktioniert oder nicht. Aber lest selbst …

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Gleich vorweg: nein. Meiner Meinung nach. Es ist wie mit allem: die Dosis macht das Gift. Von daher fand ich den Titel des Artikels Zeitmanagement: 6 Gründe, warum die To-do-Liste krank macht schon sehr reißerisch. Der Autor beschreibt darin wie einen Aufgabenlisten negativ beeinflussen können und gibt Tipps, wie man sie effektiv nutzt. Von „Krank machen“ also keine Spur. Hier die sechs Gründe:

[…]
1. Ihre To-do-Liste verwirrt Sie
2. Ihre To-do-Liste überfordert Sie
3. Ihre To-do-Liste deprimiert Sie
4. Ihre To-do-Liste kostet Zeit
5. Ihre To-do-Liste hilft Ihnen nicht
6. Ihre To-do-Liste setzt Sie unter Druck
[…]

Wie man die Klippen umschifft, findet ihr im Artikel in der Karrierebibel.


Bild: “Zu tun” Aufgabenlistennotizbuch von Roterfaden

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Mitte Juli war ich mit Sven von kissbiz in einem Karlsruher Biergarten zu Mittag essen. Sven ist aus Karlsruhe und hat mir seine neue Notizbuchreihe kissbiz vorgestellt, die sich speziell an Notizbuchnutzer wendet, die sich mit ihrem Notizbuch selbst organisieren, etwa Aufgaben verwalten und Notizen machen. Dabei hat er mir auch zwei Exemplare seiner neuen Reihe überreicht, die ich euch heute vorstellen möchte.
Die beiden Bücher kommen in Schwarz bzw. Grau, wobei Kapitalband, Lesezeichen und Haltegummi in Orange gehalten sind. Sie sind beide ca. A5 groß und haben einen schwarzen Leineneinband und einen grauen lederartigen Einband. Das Papier ist weiß und ebenfalls orange bedruckt. Die Ecken der Bücher sind abgerundet. Jedem Exemplar liegen zwei kleine Hefte bei: eines erklärt die Philosophie der Bücher und ihre Benutzung. Das andere ist ein Einlegekalender, den man in die Froschtasche stecken und dann bei geschlossenen Buch ausgeklappt rausragen lassen kann, ohne dass er verrutscht.

Innen ist das Buch auf jeder Doppelseite gleich strukturiert. Auf der Linken Seite lassen sich Aufgabenlisten verwalten und die eigenen „ToDos“ organisieren. Dazu kann man die Aufgaben mit einer Priorität A-D versehen, kurz beschreiben, mit Uhrzeiten/Datum annotieren und ggf. auch Personenkürzel für die Delegation oder Beteiligung an der Aufgabe eintragen. Auf der rechten Seite befindet sich eine punktkarierte Seite für Notizen und Skizzen und in der rechten unteren Ecke gibt es noch eine runde Aussparung für die wichtigste Anmerkung der Seite. Es gibt keine Seitenzahlen, aber dafür kann man jeweils in der rechten oberen Ecke das Datum eintragen.

Im kissbiz Shop findet ihr das Buch für unter 15 EUR in drei Einbandvarianten. Auf der kissbiz Homepage findet ihr viele weiterführende Informationen zum System, das hinter den Büchern steckt. Ansonsten möchte ich gerne meine beiden Rezensionsexemplare an euch verlosen:

  • Die Verlosung startet 22. September 2014 und endet am 25. September 2014 um 18 h
  • Wer teilnehmen möchte, muss hier einen Kommentar mit einer gültigen E-Mail Adresse hinterlassen (wird nicht angezeigt und nur für die Verlosung verwendet)
  • Am Ende werden alle Kommentare durchnummeriert und die Gewinner per Zufallsgenerator ermittelt
  • Ich schreibe die Gewinner dann an und erfrage die Postanschrift
  • Der Rechtsweg ist ausgeschlossen

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In Aufgaben organisieren mit dem ToDo Book hatte ich euch ein spezielles Notizbuch zum Führen von Aufgabenlisten vorgestellt und zwei der Bücher an euch verlost. Das ist nun bald zwei Monate her, aber durch meine lange Blogpause ist das einfach liegengeblieben. Nun habe ich die Gewinner ermittelt: Stefanie und geisswolf. Glückwunsch an die Gewinner!

Morgen und den Montag darauf wird es neue Verlosungen geben und ich schaue, dass es die nächsten Wochen jede Woche eine neue Verlosung gibt, damit all meine Rezensionsexemplare auch in das Notizbuchuniversum gelangen.

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Kategorie: ToDo Book  Tags: , ,

In der Karrierebibel las ich Macht der Gewohnheit: 10 Routinen, die Sie voranbringen. Gleich auf Platz 1 der 10 Routinen, die einen voranbringen, steht das Notieren!

[…] Regelmäßige Notizen – Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Gedanken, Ideen, Fragen und wichtige Informationen aufzuschreiben. Umfangreiche Notizen sind kein Zeichen von Vergesslichkeit sondern helfen Ihnen dabei, Ihre Kreativität zu entwickeln und wichtige Informationen im Blick zu behalten. Und oft bringt der Vorgang des Aufschreibens einen wichtigen Prozess oder die Weiterentwicklung einer Idee in Gang. […]

Auch die anderen 10 Punkte sind eine gute Inspiration, wie immer bei der Karrierebibel.

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Kategorie: Fundstücke  Tags: , ,

Wie oft habe ich schon getwittert „Notizbücher sind Avantgarde“? Ich weiß es nicht. Bestätigt sehe ich mich bei Artikeln zu Stift und Papier, wenn diese in amerikanischen Tech-Blogs erscheinen. So neulich wieder geschehen bei TheNextWeb in Does your to-do list make you sad? Here’s how to change that. Der Autor erzählt von seiner Erfahrung mit digitalen Aufgabenlisten und wie diese ihn einfach irgendwann überfordert haben. Und was macht der gute Mann? Nein, er schreibt nicht eine neue App, was die übliche Reaktion amerikanischer Technologiefreaks ist, sondern:

[…] I switched back to something I used throughout grade school – a pen and a notebook. […]

Erst mit Papier und Stift hatte er das Gefühl, die Kontrolle über sein Tun zurückzugewinnen:

[…] When I started writing my to-dos down on paper, I felt a sense of control. […]

Er zitiert etwas Literatur, nach der zu viele geöffnete Apps und Software die eigene Leistungsfähigkeit reduzieren, weil sie Aufmerksamkeit beanspruchen, auch wenn sie nur im Hintergrund laufen. Und wenn man permanent (wie ich auch) im digitalen Raum arbeitet, ist die Trennung der Selbststrukturierung (analoge Welt) vom Arbeitsraum (digitale Welt) sehr hilfreich. Im Artikel heißt es

[…] Each tab or app you have open is a form of interruption. Moving your to-do list to a different medium from where you do work helps separate it from your working memory. […]

Und zuguterletzt hilft Papier, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren:

[…] Writing your to-do list on paper has it’s limits, but that’s not always a bad thing. Researchers at Princeton and UCLA recently found that taking notes by hand versus on a laptop helped students retain more information because taking notes forces you to actively listen and decide what’s important. […]

Die zitierte Studie findet sich unter The Pen Is Mightier Than the Keyboard. Die knappe Zusammenfassung:

[…] In three studies, we found that students who took notes on laptops performed worse on conceptual questions than students who took notes longhand. […]

„longhand“ heißt „mit der Hand“ bzw. „Handschrift“. Außerdem betont er, dass das Abhaken der Aufgaben eine tolle Motivation ist, wie er auch mit dem Vortrag Teresa Amabile: Track Your Small Wins to Motivate Big Accomplishments belegt.

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Schon ein paar Tage her, die Verlosung der „zu tun“ Aufgabenliste von Roterfaden. Die Verlosung ist beendet und gewonnen hat der Kommentar von Stefan. Glückwunsch!

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In Precrastination: Der Zwang, Dinge sofort erledigen zu müssen las ich zum ersten Mal von diesem Verhalten, mit Aufgaben umzugehen: nicht das Aufschieben von Aufgaben wie bei der Prokrastination ist die Grundhaltung, sondern das Sofort-Erledigen-Wollen, der Drang Aufgaben abzuschließen. Die Karrierebibel bezieht sich im Artikel auf die Untersuchung Get It Over With: People Choose More Difficult Tasks to Get Jobs Done More Quickly.

Ein solches Verhalten ist natürlich zum einen gefährlich, weil man so zur Überlastung neigt. Auf der anderen Seite fängt man die Dinge dann tatsächlich an. Frei nach dem Motto: lieber irgendwas gemacht als nichts getan. Das Verhalten führt außerdem dazu, dass man immer schnell Aufgaben auf der inneren Aufgabenliste abhaken kann, was wahrscheinlich jedem Menschen ein gutes Gefühl gibt, egal ob Pre- oder Prokrastinierer.

Kennt ihr das Gefühl auch, dass ihr Dinge sofort erledigen müsst? Ggf. sogar ungeachtet ihrer Wichtigkeit oder Dringlichkeit? Oder schiebt ihr Aufgaben lieber vor euch her.

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