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(via mashable) The Daily Muse berichtete in Do You Have an Ostrich Problem on Your Hands? über den Effekt, dass wir oft wie die Strauße (Strauß = engl. ostrich) den Kopf in den Sand stecken und Angst davor haben, den Fortschritt unserer eigenen Arbeit zu sehen, weil wir Angst haben, dass er nicht unseren Erwartungen entspricht.
Ein Artikel bei 99u erweitert das Thema um die Frage der Motivation: „“The Ostrich Problem“ and The Danger of Not Tracking Your Progress“. Und hier kann langsam auch das Notizbuch ins Spiel kommen:

[…] The Ostrich Problem is problematic because there’s so much research showing that realistic progress monitoring is beneficial to achieving our goals. Evidence comes from diverse sources including students who keep progress diaries succeeding better at math homework, and patients who monitor their progress being more likely to adopt beneficial exercise routines. […]

Wenn man also regelmäßig seinen Fortschritt feststellt und festhält, also den Straußeneffekt vermeidet, hilft das signifikant seine Ziele besser zu erreichen. Dabei kann ein Notizbuch helfen, das in Form eines Tagebuchs oder in Form von Aufgabenlisten genutzt wird, in denen man regelmäßig die erreichten Schritte abhakt.
Der eine schreibt vielleicht täglich, wie weit er gekommen ist. Der andere hakt Listen ab, in denen er die Schritte bis zur Zielerreichung festhält. In der Software-Entwicklung gibt es viele Prozesstechniken, die die Aufgaben z.B. auf Post-Its festhalten und auch das Wandern der Klebezettel von der „Zu erledigen“-Liste in die „Erledigt“-Liste so sehr schön visualisieren. All das hilft dabei, den eigenen Fortschritt zu überwachen und sich zu vergegenwärtigen.
Ich könnte mir vorstellen, dass es hilft, sich dabei nicht zu verkünsteln. Je leichter man es sich macht, den Fortschritt ohne großen Aufwand stetig festzuhalten, desto leichter tut man sich wahrscheinlich damit, es auch tatsächlich zu tun. Vielleicht ist das auch ein Grund für die vielen Fitness-Apps und Tracking-Armbänder, die man heute sieht: sie helfen auf einfache und unaufwendige Weise den Fortschritt der eigenen Bewegung zu messen und zu visualisieren und führen uns so vor Augen, ob wir uns ausreichend bewegen oder nicht.

Ich bleibe lieber bei meinem Notizbuch und meinen Aufgabenlisten, die mich Richtung Ziel führen, denn Abhaken macht glücklich. Aber bei aller Eigenvermessung und Selbstoptimierung: übertreibt es nicht. Manchmal ist der Weg das Ziel und das permanente Visualisieren, dass man einfach nicht alles schaffen kann, kann auch mal demotivierend sein.

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Im Artikel Make Your To-Do Lists More Effective With These 5 Simple Hacks finden sich einige Tipps, wie man seine Aufgabenlister effektiver machen kann. Grob lassen sich die Tipps so zusammenfassen:

  • Emotionen einsetzen – man könnte erwähnen, wie es einem geht, wenn man eine spezielle Aufgabe löst. Das motiviert vielleicht, sie eher zu erledigen
  • Belohnung mit Erledigung einer Aufgabe verknüpfen
  • Keine ungenauen Verben verwenden, sondern präzise beschreiben, was man tun will. Ein genaues Ziel macht die Hürde kleiner, einfach mal anzufangen
  • Abhängigkeiten herstellen – etwa wenn man zuerst viele kleine Aufgaben erledigt, die man für eine größere Aufgabe braucht; und natürlich: große Aufgaben in kleine zerlegen
  • Die „MVT“s identifizieren. MVT steht für Most-Valuable-Taks, also die „wertvollsten Aufgaben“. Das sind die Aufgaben, die dringend und wichtig sind. Etwa Dinge, die unbedingt jeden Tag erledigt werden müssen

Nette Liste mir ein paar interessanten weiterführenden Links, etwa wenn man dem Tag „to-do-list“ folgt.

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Bei ZEIT Online habe ich im Artikel Das Zitat… und Ihr Gewinn über die Idee der Stop-Doing-Listen gelesen:

[…] Viele Mitarbeiter werden von einem Stück Papier regiert: der To-do-Liste. Das Unerledigte staut sich dort in erschreckender Länge. […] pragmatische Schwester an die Seite zu stellen: die Stop-doing-Liste. Sie sammelt das, was überflüssig ist und nicht mehr getan werden muss. […]

Das Konzept wendet der Autor auf ganze Firmen und ihre Kompetenzen an – und nicht nur auf die persönliche Aufgabenliste.

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Der Autor des Artikels How to cross every item off your to-do list in one night ist ein Freund riesiger Aufgabenlisten, bis es ihm eines Tages zu viel wurde und die vielen unerledigten Aufgaben ihm zu schaffen machten:

[…] So the bulk of my supposed must-do items (and probably yours too) were completely optional, benign opportunities to get ahead, rather than the creeping imperatives they seemed to be. Still, their undoneness imposes a persistent mental burden, on the clarity of your mind and your self-esteem. […]

Dann erwähnt er die üblichen GTD Ideen und Systeme und geht dann zu einem wirklich interessanten Neuansatz über: wenn es ihm zu viel wird und zu viele, seit langer Zeit unerledigter Aufgaben sich angesammelt haben, erklärt er den „Aufgabenbankrott“:

[…] Given that you’ve already delayed a ridiculously long time on an ridiculous number of tasks, you just decide you aren’t going to ever do those things, and you start a list again from zero. […] After declaring task bankruptcy, I went through all my old “debts” with a sense of detachment and freedom and found that most of them didn’t seem important any more. But until I ceremoniously terminated them, each one had a little hook in my conscience. […]

Er hakt einfach eine Menge unerledigter Aufgaben ab, auch wenn sie unerledigt sind, und fängt eine neue Liste an. Nette Idee, wenn man wirklich mal eine überflutete Aufgabenliste hat.

Die Notizbuch- und Aufgabenregeln des Notizbuchblogs helfen euch, so ein Chaos zu vermeiden. Ihr findet sie im Blog und im E-Book findet. Sie sind kein fertiges und aufwendig zu lernendes System, sondern eine Sammlung von Tipps und Tricks. Sie sind zwar keine Garantie, dass es zum „Aufgabenbankrott“ kommt, aber sie helfen beim Führen von Aufgabenlisten in einem Notizbuch.

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Über 8 Things Productive People Do At Work kam ich zum Artikel 8 Things Productive People Do During the Workday bei LinkedIn (kann sein, dass ihr den Artikel nur lesen könnt, wenn ihr euch anmeldet). Punkt 1 in der Prioritätenliste des Autors ist der Tipp, Aufgabenlisten kurz zu halten:

[…] Create a smaller to-do list. Getting things accomplished during your workday shouldn’t be about doing as much as possible in the sanctioned eight hours. It may be hard to swallow, but there’s nothing productive about piling together a slew of tasks in the form of a checklist. Take a less-is-more approach to your to-do list by only focusing on accomplishing things that matter. […]

Kleine Listen sind also kein Selbstzweck, sondern Ausdruck einer guten Priorisierung. Man sollte sie dann wie eine Checkliste durcharbeiten und den Tag so effizient verbringen. Habt ihr eher kurze oder eher lange Aufgabenlisten, die ihr euch vornehmt? In meinen Aufgabenregeln bespreche ich die Länge von Aufgabenlisten nur indirekt oder am Rande.

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Zur Zeit integriere ich gerade die Aufgabenregeln aus dem Blog in das E-Book mit den Notizbuchregeln. Für Aufgaben, bei denen ich eine termingerechte Erinnerung brauche, verwende ich zusätzlich eine App namens Any.DO. Der Name der pp fiel mir gleich ins Auge, als ich bei TechCrunch durch die letzten Artikel wanderte: Any.DO Integrates Kiip’s Reward System To Make Completing To-Do Lists A Daily, And Fun, Habit. Die Aufgaben-GTD-App will ihre Benutzer jetzt durch Integration eines (Werbe-)Dienstes für die Erledigung von Aufgaben belohnen:

[…] One of the things that Any.DO has done to keep its approach fresh is integrate Kiip’s reward platform, which will give you stuff when you complete a to-do list. […]

Ich frage mich, ob das wirkt? Jeder ist natürlich begeistert, wenn er für die Erledigung seiner Aufgaben belohnt wird, aber es gibt doch einige Punkte, die die Geschichte ins Gegenteil kippen lassen könnten:

  • Es könnte sein, dass man sich an die Belohnungen gewöhnt und nur noch Aufgaben erledigt, wenn es eine Belohnung gibt. Es geht dann nicht mehr um das Ziel, die Aufgaben sinnvoll zu erledigen, sondern darum, eine Belohnung zu erhalten.
  • Die Belohnungen sind nichts anderes als Werbung. Und die will ich persönlich in einer Aufgabenliste ehrlich gesagt nicht haben. Außerdem muss man etwaige Gutscheine etc. erst einmal einlösen, was wieder Zeit kostet und von der Erledigung weiterer Aufgaben abhält.

Ich persönlich belohne mich lieber selbst, wenn ich meine Aufgaben erledigt habe. Dazu brauche ich keine Gutscheine und keine werbebasierte Motivation. Wie seht ihr das? Würden euch die oben beschriebenen Belohnungsmechanismen motivieren?

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Notes in a Book ist ein Blog, das über Notizbücher berichtet, wenn auch nicht sehr häufig. Dort fand ich den Hinweis auf das To Do List Notebook:

[…] A pocket-sized notebook to help manage your to-do list by sorting your to-do list by client. 120 Task Lists including space for due date, draft and done. […]

Das Buch stammt von Planning with Printed Portal, deren andere Bücher ihr bei lulu.com findet. Planning with Printed Portal Blog ist eine Sammlung von Ideen und Anregungen rund um das Thema Selbstorganisation. Printed Portal selbst hat den Slogan „Organisational Notebooks“ und der Name ist Programm.
Ich finde die Seite(n) etwas verwirrend. Unter Notebooks findet ihr die verschiedenen Buchtypen, die angeboten werden. Außerdem gibt es eine große Liste von PDF Downloads.
Das To Do List Notebook kostet etwas mehr als 6 EUR.

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Als ich den Link auf The Power of Structured Procrastination twitterte, klickten viele auf den Link. Das Thema scheint euch zu interessieren. Das hatte ich auch schon beim Publizieren der Aufgabenregeln bermerkt. In The Power of Structured Procrastination bescheibt der Autor das Vorgehen beim strukturierten Aufschieben (Prokrastinieren) wie folgt:

[…] There’s that one „Very Important Task“ that you really should be getting done. The one that gives you that familiar feeling of resistance: No, no, please – anything but Very Important Task! Here’s the move that goes against the grain: put that task on hold. Give into your inclination to procrastinate. Meanwhile, consider your to-do list. There are always a number of tasks of varying importance that you should get to at some point. […] Now that you’ve yielded to the urge to procrastinate, instead of turning to shiny time-wasting activities, however, start a different task from your list that needs attention. […]

Falls euch das irgendwie bekannt vorkommt, wundert mich das nicht. Ich hatte das nämlich damals in Aufgabenregel 9: Priorisierung von Aufgaben nicht übertreiben beschrieben:

[…] Man sollte nicht frustriert sein, wenn man mal nicht richtig priorisiert. Ich bin der Meinung: lieber ein paar unwichtige Aufgaben bzw. falsch priorisierte Aufgaben erledigen als gar keine. Denn das Tun bringt – wie schon oft erwähnt – ein gutes Gefühl; man ist “in Bewegung” und es passiert was. Das gibt dann wieder Anschub. […]

Zum Thema Aufgaben und Aufgabenregeln findet ihr einige Links im Blog. Damit könnt ihr jetzt gleich mal eure Aufgaben für das kommende Wochenende vorplanen

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In der Karrierebibel las ich dieser Tage den Artikel Nicht vergessen! Die Psychologie hinter To-Do-Listen. Darin wird die Psychologie erklärt, die hinter der Nutzung von Aufgabenlisten (To-Do-Listen) steht. Speziell hervorgehoben wird dabei der Zeigarnik Effekt (Wikipedia), den ich im Artikel Aufgabenregel 6: Aufgaben kosten Zeit erwähnt hatte. Am Ende des Artikels hatte ich auf den entlastenden Effekt hingewiesen, den das Niederschreiben von unerledigten Aufgaben auf uns hat.

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Mein Kollege Dirk schickte mir den Link auf tomorrow.do. Das ist eine Webseite, die – wenn man so will – aktiv Prokrastination fördert. Dort steht gleich auf der Startseite:

[…] Planning is a bummer – Can’t get to it today? – Push it off to tomorrow![…]

„Bummer“ kann u.a. „Mist“ oder „Horrortrip“ heißen. Nun ja. Jedenfalls bietet die Seite ein nettes Online Notizbuch, in dem man die Aufgaben für den nächsten Tag eintragen kann. Frei nach dem Motto: „Was du heute kannst besorgen, das verschiebe schnell auf morgen“.


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